Monessa pk-yrityksessä pohditaan, missä vaiheessa kasvupolkua tulisi palkata strategisen tason numeroihminen. Turhan usein langat halutaan pitää toimitusjohtajan omissa käsissä tai vähintäänkin jonkin oman tiimiläisen työpöydällä. Kannattavin vaihtoehto ‒ roolin ulkoistaminen ‒ jätetään pohdinnoissa usein viimeiseksi.

Strategisen tason numero- ja analytiikka-avun hankkimista jahkaillaan yleensä kahdesta syystä: toimitusjohtajat ja hallitukset eivät tunnista suoraa tarvetta tai vaihtoehtoisesti he karttavat avun hankkimisesta aiheutuvia kustannuksia.

Moni ei kuitenkaan tiedosta, että yritys maksaa tämän kriittisen tuen puuttumisesta kalliin hinnan. Resursseja tuhlaantuu ja yritykselle syntyy tulosmenetyksiä. Toimitusjohtaja kuormittaa itseään ja organisaatiotaan yrittäessään hoitaa kaiken itse. Suorat kustannukset kasvavat mm. tilitoimiston lisääntyneen työmäärän myötä. Myöskään kannattavuutta ei osata parantaa, jos käytettävissä ei ole riittävää analyysiä. Suuria strategisia päätöksiä saatetaan tehdä puutteellisilla tai väärillä tiedoilla. Mikäli yrityksen numeroissa on epäselvyyksiä, on sen hallitukseen vaikea houkutella ulkopuolista ja ammattimaista tukea.

Miksi näihin haasteisiin ei puututa ripeämmin? Koska nämä reaalimaailmaa täydellisesti  heijastavat kustannukset tai saamatta jääneet voitot eivät esiinny yhtiöiden tuloslaskelmissa, eivätkä siten ole totutun konkreettisia.

Tässä blogissa kuvaan 8 skenaarion avulla, miten syntyy kuluja, joiden juurisyyt eivät näy tuloslaskelmassa.  Mahdollisesti myös oma yrityksesi maksaa tällaisia toistuvasti; tunnistatko itsesi seuraavista tilanteista?

Kuormitat itseäsi ja organisaatiotasi

Kun yrityksesi on kasvussa, saattaa sinua toimitusjohtajana huolestuttaa, vaikka laajentuminen sinänsä positiivista onkin. Yksi potentiaalisista huolenaiheista on talouden kestävyys. Epävarmuus ja stressi ei vain nykyisestä tilanteesta vaan myös tulevaisuudesta voi viedä fokustasi vääriin asioihin, joskus jopa yöuniesi kustannuksella.

Näissä tilanteissa on yleistä alkaa vaatia tiimiltä lisää seurantaa, raportointia ja numeromuotoisia analyyseja, jotta tilanne pysyisi paremmin hallinnassa. Kääntöpuolena on, että kuin huomaamatta avainhenkilöiden energia valuu pois tekemisestä, joka tuottaisi aitoa lisäarvoa.

Sen sijaan ulkopuolinen numeroiden ammattilainen tuo esille selkeät muuttujat, joita yrityksesi kannattaa seurata ja ottaa tarkempaan analyysiin. Näin vapautat sekä itsellesi että tiimillesi työaikaa, jonka pääsette käyttämään aidosti tärkeiden asioiden edistämiseen. Käytettävissäsi olevalla ajalla mitattuna olet todennäköisesti yhtiösi arvokkain henkilöresurssi, jonka tulisi keskittyä yhtiötä kasvattaviin toimenpiteisiin.

Kasvatat suoria kustannuksiasi

Kaikki yrityksen numeroita koskevat epäselvyydet saattavat tuoda lisäkustannuksia. Tällaisia kuluja et halua eksyvän tuloslaskelmaasi. Vältettävissä olevia kustannuksia ovat esimerkiksi tilitoimiston tai tilintarkastajasi ylimääräisenä tuntityönä tekemä selvittelytyö, verottajalta saamasi ylimääräiset maksut, liian suuren varaston aiheuttamat varastointikustannukset sekä tarpeettomien ylitöiden teettäminen tuotannossa.

Myös heikko viestintä pankkisi kanssa voi johtaa korkeampiin korkokustannuksiin. Niin ikään huonosti suunnitellut prosessit voivat aiheuttaa hävikkiä, mikä pienentää myyntikatettasi. Kaikkien näiden ongelmakohtien aiheuttamat kulut löytyvät tuloslaskelmastasi, mutta harvemmin niiden juurisyitä tutkitaan saati korjataan.

Et paranna kannattavuuttasi, vaikka voisit

Turhien kulujen syntymisen ohella saatat myös jäädä ilman lisätuottoja, joita syntyisi yrityksesi kannattavuuden tehostamisesta. Esimerkiksi jos siirryt kustannusperusteisesta hinnoittelusta asiakasarvoperusteiseen hinnoitteluun, voit mullistaa kannattavuutesi. Samoin jos kohdistat myyntiä kannattavimpiin asiakkaisiin tai keskityt tuottamaan kannattavimpia tuotteita, voit saada viivan alle huomattavasti lisää plussaa.

Toisaalta saatat ylläpitää tai pahimmassa tapauksessa investoida lisää liiketoimintoihin, jotka ovat oikein laskettuna kannattamattomia. Vaihtoehtoiskustannuksena jätät siis kohdistamatta niukkoja resurssejasi niihin hankkeisiin, joissa olisi paras arvonluontipotentiaali. Tiivistetysti: heikennät kannattavuuttasi tuhlaamalla euroja kaikkeen siihen ylimääräiseen, jota kasvuvauhti on kustannusrakenteeseesi tuonut, mutta jota et ole ehtinyt kunnolla analysoida. Puhumattakaan, että olisit vienyt löydöksiäsi käytäntöön.

Teet suuria strategisia päätöksiä puutteellisilla tai väärillä tiedoilla

Saatat etsiä vastauksia vanhoista raporteista ja luoda ad hoc -laskelmia päätöksiesi tueksi, vaikka historiaa et voi aidosti johtaa. Toisin sanoen et voi ohjata yritystäsi taustapeiliin katsomalla, sillä käsissäsi olevat päätökset vaativat katseen siirtämistä menosuuntaan.

Huonosti rullaava ja puutteellinen analytiikka ei palvele johtoa, ja voi pahimmillaan johtaa päätöksiin, jotka paperilla näyttäisivät hullunkurisilta: kannattavien liiketoiminta-alueiden tai palveluiden lopettamiseen. Juuri tällaisia tilanteita ulkoistetut numeroihmiset ratkovat ja voivat ammattimaisella laskennalla pelastaa satoja tuhansia euroja käyttökatetta.

Ajoitat päätöksesi huonosti

Ajoituksella on erittäin suuri merkitys kasvuyhtiön menestyksen kannalta. Saatat esimerkiksi pohtia, milloin on oikea aika panostaa myyntivoiman kasvattamiseen. Tai millä suhdeluvuilla markkinointiin kannattaa panostaa ja millä ei. Miettimisen arvoista on myös se, miten eri rahoitusmahdollisuuksia voidaan optimaalisesti hyödyntää. Tai se, milloin pitää olla rohkea ja milloin himmailla.

Tyypillinen esimerkki huonosti ajoitetuista päätöksistä on jättää panostamatta uusasiakashankintaan oikealla hetkellä. Toisaalta saatat tehdä sopeuttamistoimenpiteitä liian hitaasti silloin kun niitä kipeästi tarvittaisiin. Lisäksi voit ohjata tuotantoasi ilman että priorisoit kaikista kannattavampia tuotteita, koska reseptiikkasi on muuttunut. Tilanteet elävät jatkuvasti ja päätöksiä on toistuvasti ajoitettava.

Ilman riittävän hyvää tilannekuvaa ajoituksesi perustuu aavistukseen, joka sekin kyllä voi joskus osua kohdalleen. Mutta entä ne tilanteet, joissa aavistus meni metsään? Voit vain arvailla, mitä oikea-aikainen päätös olisi voinut merkitä yhtiöllesi.

Jäät paitsi rahoitusmahdollisuuksista

Kasvuyhtiöille on tarjolla monenlaista rahoitusta niin suorina julkisina tukina kuin tililimiittien ja oman pääoman ehtoisten instrumenttien muodossa. Rahoitus on kasvusi polttoainetta, mutta puutteellisella suunnittelulla eri rahoitusinstrumenttien hyödyntäminen voi mennä sinulta ohi.

Voit myös tiedostamattasi sulkea ovia eri rahoitusmahdollisuuksilta, jos esimerkiksi tasesuunnittelusi on huonoa. Pahimmillaan se voi johtaa oman pääoman menettämiseen ja keskustelujen kariutumiseen pankkien tai julkisten rahoittajien kanssa. Myös rahoituksessa ajoitus on erittäin tärkeää. Ethän halua viivyttää yhtiösi kasvua ja joutua miettimään kustannuksia kasvun polttoaineen puuttumisesta?

Et saa hallitukseesi ulkopuolista tukea

Jos yrityksesi johtaminen kärsii numeroista johtuvista epäselvyyksistä, saattavat hallitusammattilaiset karttaa yhtiöösi hakeutumista. Hallituksen jäseninä he kantaisivat henkilökohtaista riskiä yhtiösi tilanteesta. Lisäksi he eivät kokisi pystyvänsä kohdistamaan omaa ammattitaitoaan tai apuaan oikeisiin asioihin, jos tilannekuva on liian epäselvä.

Kasvua suunnitellessasi useimmiten kuitenkin tarvitset ulkopuolista asiantuntijuutta. Saatatkin pohtia tiettyjen osa-alueiden ammattilaisten tuomista suoraan hallitukseesi tai advisory boardiisi. Jos yrityksesi ei näitä asiantuntijoita houkuttele, voit vain arvailla, kuinka paljon esimerkiksi kansainvälistymisen tai yrityskaupat taitavan henkilön puuttuminen yhtiöllesi maksaa.

Nojaat omiin tulkintoihisi ilman palloseinää

Kun yrityksesi kasvaa ja liiketoimintasi monimutkaistuu esimerkiksi uusien tuotteiden, markkina-alueiden, juridisten yhtiöiden tai liiketoimintamallien kautta, on edessäsi suuria päätöksiä. Kuten tähänkin asti, voit saada sparrausta ja käydä syvällisiäkin keskusteluita luottoihmistesi kanssa. Lopulta joudut kuitenkin tekemään päätöksen, jossa nojaudut vahvasti omaan tulkintaasi.

Olet äärimmäisen kova ammattilainen monessa asiassa ‒ olethan tähänkin asti kasvattanut menestyksekkäästi sekä yhtiötäsi että itseäsi. Mutta onko realistista olettaa, että yksi ihminen on asiantuntija kaikilla liiketoiminnan osa-alueilla? Ulkoistettu numeroihminen ja tietoon perustuva sparraus voi auttaa sinua oivaltamaan yrityksesi dynamiikkaa tavalla, jota et ikinä olisi uskonut todeksi.

Lue lisää Clarityn hyödyistä juuri sinun yrityksellesi!

Tutustu Clarityyn