Satojen suomalaisten PK-yritysten toimitusjohtajien kanssa työskennellyt Aamu Partners jakaa tässä blogisarjassa havaintojaan johtamishaasteista ja käytännön ratkaisuista niihin.

Sarjan ensimmäisessä osassa käsittelimme, miksi toimitusjohtajan ei tulisi käyttää aikaansa datan ja järjestelmien parissa. Toisessa osassa tarkastelimme, miksi tilannekuva ei sellaisenaan riitä: ilman toimivia prosesseja ja käytännön johtamistyötä tilannekuva ei kehity tilannetietoisuudeksi. Kolmannessa osassa pureuduimme siihen, miten tilannetietoisuutta voi rakentaa läpi organisaation ja miksi se on liiketoiminnan kannalta kriittistä.

Tässä sarjan neljännessä osassa siirrymme tarkastelemaan päätöksentekoa. Miksi päätöksiä lykätään, jää tekemättä tai osuvat harhaan? Millaiset haasteet estävät päätöksentekoa tukevan johtamisen, ja miten niihin voi puuttua? Avaamme kolme yleisintä päätöksenteon ongelmaa, jotka toistuvat pk-yrityksissä, ja kerromme samalla, miten niihin kannattaa tarttua.

 

1. Päätöksentekovalmius ja sen puute
2. Päätöksenteon kyvykkyydet
3. Toimitusjohtaja jää ilman jatkuvaa ja riippumatonta päätöksenteon tukea

 

1. Päätöksentekovalmius ja sen puute

Päätöksentekovalmius tarkoittaa, että organisaatio ja sen avainhenkilöt tunnistavat ajoissa, milloin päätöksiä tarvitaan, ja kykenevät tekemään ne nopeasti, ketterästi ja perustellusti. Kyse ei ole päätöksenteon taidosta yksilötasolla, vaan koko organisaation kyvystä reagoida muutoksiin, tarttua mahdollisuuksiin ja ratkaista ongelmia ajassa, joka tukee liiketoiminnan tavoitteita.

PK-yrityksissä päätöksentekovalmius korostuu, koska resursseja on usein vähemmän ja muutoskyky on kilpailutekijä. Päätöksenteko ei voi perustua hitaaseen byrokratiaan, mutta ei myöskään pelkkään mutuun. On löydettävä tasapaino ennakoivan suunnitelmallisuuden ja arjen ketteryyden välillä. Tämä onnistuu vain, jos organisaatiolla on selkeä rakenne ja yhteinen ymmärrys siitä, miten päätöksiä tehdään.

Päätöksentekovalmius rakentuu kolmesta toisiaan tukevasta osa-alueesta:

Jatkuva ja jaettu tilannetietoisuus

• Tilannekuvan jatkuva ylläpito
• Tilannekuvan tulkitseminen säännöllisesti
• Tilannekuvan tulkitseminen yhteisesti avainhenkilöiden kesken
• Tilannetietoisuuden viestiminen henkilöstölle

Roolien ja vastuunjaon selkeys

• Ymmärretään kenen tulisi tunnistaa päätöksentekotarpeet milläkin osa-alueella
• Ymmärretään kuka tekee päätökset mistäkin asiasta
• Ymmärretään ketkä osallistuvat päätöksentekoon

Selkeä malli päätösten tekemiseen

• Strateginen päätöksenteko on aikataulutettu ja siinä on selkeä rakenne
  • Esimerkiksi vuosittain toistettava strategiaprosessi
• Operatiivinen päätöksenteko on aikataulutettu ja siinä on selkeä rakenne
  • Esimerkiksi johtoryhmän viikko- tai kuukausipalaverit
• Organisaatio, eli sen avainhenkilöt pystyvät reagoimaan päätöksentekoon
  • Mitä asioita henkilöstö saa päättää itsenäisesti? Onko heillä osaaminen ja resurssit siihen
  • Mitä asioita avainhenkilöt saavat päättää itsenäisesti? Onko heillä osaaminen ja resurssit siihen
  • Mitä päätöksiä toimitusjohtaja tekee? Entä hallitus
• Päätöksentekokyvykkyydet: päätöksiä tekevät henkilöt osaavat tehdä päätöksiä
  • He tietävät mitä päätöksiä heidän tulisi tehdä
  • He osaavat tulkita tilannekuvaa ja heillä on tilannetietoisuus
  • He tekevät päätöksen, ja dokumentoivat sekä kommunikoivat sen
  • He osaavat viedä päätökset konkretian tasolle, jolloin päätökset voidaan myös toimeenpanna

 

 

2. Toimitusjohtajan pitää varmistaa organisaation päätöksentekokyvykkyydet

Päätöksentekokyvykkyys tarkoittaa sitä, että päätöksiä tekevät henkilöt osaavat ja pystyvät tekemään päätöksiä tilanteen edellyttämällä tavalla. He tunnistavat päätöksentekotarpeet, pystyvät tulkitsemaan tilannetietoa oikein ja osaavat arvioida vaihtoehtojen vaikutuksia liiketoiminnan kannalta. He tietävät millaiset päätökset on mahdollista toimeenpanna tehokkaasti. 

Kyse on ennen kaikkea osaamisesta ja ajattelumalleista, jotka mahdollistavat tehokkaan ja onnistuneen päätöksenteon. Päätöksentekijän on ymmärrettävä, mitä tilanteessa tapahtuu, mitä päätös tarkoittaa käytännössä ja millaisia seurauksia sillä voi olla.

Vaikka päätöksentekokyvykkyys näkyy koko organisaatiossa yksilö- ja tiimitasolla, on toimitusjohtajalla keskeinen vastuu siitä, että organisaatiossa on riittävä kyvykkyys tehdä päätöksiä oikea-aikaisesti ja laadukkaasti. Toimitusjohtajan tehtävä on varmistaa, että päätöksenteko on selkeästi johdettua, että päätöksentekijät on valtuutettu ja resursoitu oikein ja että koko organisaatiossa on ymmärrys siitä, kuka tekee mitäkin päätöksiä ja millä tiedolla. Tämä on olennainen osa organisaation toimintaedellytyksiä ja strategista ketteryyttä.

 

Päätöksentekokyvykkyyksiin kuuluu muun muassa:

Kyky tulkita tilannetietoa. Päätöksentekijä ymmärtää, mitä käytettävissä oleva tieto kertoo yrityksen tilasta ja osaa tunnistaa, mihin asioihin tulisi reagoida.

Kyky arvioida vaihtoehtoja ja niiden vaikutuksia. Hän osaa punnita eri ratkaisuvaihtoehtoja suhteessa tavoitteisiin, resursseihin ja mahdollisiin riskeihin.

Kyky tehdä päätöksiä ajoissa. Päätöksiä ei jäädä odottamaan loputtomiin, vaan toimitaan riittävän varman tilannekuvan ja -tietoisuuden pohjalta.

Kyky konkretisoida päätös. Päätökset osataan viedä käytännön toimenpiteiksi, jotka voidaan jalkauttaa arjen tekemiseen.

 

Pelkkä osaaminen ei kuitenkaan riitä, jos päätöksentekijällä ei ole toimintaedellytyksiä. Päätöksentekijät täytyy valtuuttaa ja resursoida oikein, jotta heillä on todellinen mahdollisuus toimia. Tämä tarkoittaa käytännössä kahta asiaa:

Valtuutus: henkilölle on annettu selkeä vastuu ja päätösvalta omalla alueellaan. Hän tietää, missä rajoissa hän voi tehdä päätöksiä itsenäisesti ja missä vaiheessa asia kuuluu viedä eteenpäin.

Resursointi: päätöksentekijällä on riittävästi aikaa, tietoa, osaamista ja tarvittaessa tukea päätöksen tekemiseen. Ilman näitä päätöksenteko jää helposti pintapuoliseksi tai siirtyy eteenpäin.

 

Jos valtuutus puuttuu tai resurssit ovat riittämättömät, päätöksentekoa vältellään tai siirretään ylemmälle tasolle. Tällöin päätöksenteko ruuhkautuu, ketteryys katoaa ja organisaation reagointikyky heikkenee. Vahva päätöksentekokyvykkyys syntyy vasta silloin, kun oikeat ihmiset on varustettu sekä osaamisella että toimivaltuuksilla, ja he tietävät, että päätöksiä odotetaan.

 

 

3. Toimitusjohtaja jää ilman jatkuvaa ja riippumatonta päätöksenteon tukea

Toimitusjohtajan rooli PK-yrityksessä on usein yksinäinen. Vaikka ympärillä olisi hallitus, johtoryhmä tai kokenut henkilöstö, päätöksenteon tueksi ei välttämättä ole saatavilla jatkuvaa eikä riippumatonta tukea. Tämä tekee päätöksenteosta raskaampaa ja altistaa sen sisäisille jännitteille ja epävarmuudelle.

Toimitusjohtaja kantaa vastuun päätöksistä, mutta hän tarvitsee myös tilaa ajatella ääneen, jäsentää tilannetta ja arvioida vaihtoehtoja ilman, että jokainen keskustelu tulkitaan kannanotoksi tai ohjeeksi. Usein hallitus ei tarjoa tähän riittävää tukea, sillä sen rooli keskittyy valvontaan ja strategiseen ohjaukseen, ei arjen päätöksenteon jatkuvaan sparraukseen. Lisäksi hallituksen ja toimitusjohtajan välinen suhde on valtasuhde, mikä rajoittaa avoimen ja tasavertaisen keskustelun mahdollisuuksia.

Johtoryhmä puolestaan on harvoin aidosti riippumaton. Sen jäsenillä on omat vastuualueensa ja näkökulmansa, jotka väistämättä vaikuttavat heidän arvioonsa kokonaisuudesta. Moni johtoryhmän jäsen katsoo asioita omasta operatiivisesta tontistaan käsin, jolloin kokonaisvaltainen näkemys jää helposti toimitusjohtajan harteille. Samalla päätöksentekoa voi ohjata ryhmädynamiikka tai henkilökohtaiset näkemykset, jotka eivät aina palvele liiketoiminnan parasta.

Myöskään henkilöstö ei voi toimia riippumattomana tukena, vaikka sen näkemyksiä olisi tärkeää kuulla. Esihenkilöt ja asiantuntijat katsovat asioita omasta työnkuvastaan käsin, eivätkä heidän tehtävänsä ole haastaa toimitusjohtajan päätöksiä tai rakentaa vaihtoehtoisia näkökulmia liiketoiminnan suuntaan.

Kun riippumatonta tukea ei ole, toimitusjohtaja jää helposti päätöstensä kanssa yksin. Tällöin päätöksenteko saattaa viivästyä, perustua kapeaan näkemykseen tai altistua organisaation sisäiselle dynamiikalle. Ilman ulkopuolista näkökulmaa päätöksiä ei aina kyseenalaisteta riittävästi, eikä eri vaihtoehtoja punnita tasapainoisesti.

Riippumaton tuki tarkoittaa käytännössä sparrauskumppania, joka ei ole osa yrityksen sisäistä rakennetta, mutta ymmärtää sen toimintalogiikkaa. Tällainen tuki voidaan saada esimerkiksi ulkopuolisesta neuvonantajasta tai liiketoiminnan kehityskumppanista, joka osaa kuunnella, kysyä ja haastaa oikealla tavalla. Toimitusjohtajan ei tarvitse, eikä kannata, kantaa päätöksenteon painoa yksin. Parhaat päätökset syntyvät harvoin yksinäisyydessä – ne syntyvät vuorovaikutuksessa.

 

 

 

Yhteenveto: Päätöksenteko on toimivan johtamisen kulmakivi

Päätöksenteon haasteet ovat monelle PK-yritykselle arkea. Päätöksiä lykätään, ne jäävät tekemättä tai perustuvat liian kapeaan näkemykseen. Taustalla on usein kolme syytä: päätöksentekovalmiuden puute, heikot päätöksentekokyvykkyydet ja toimitusjohtajan yksinäisyys päätöksenteossa.

Päätöksentekovalmius tarkoittaa, että organisaatio tunnistaa päätöksentekotarpeet ajoissa ja toimii nopeasti ja johdonmukaisesti. Tämä edellyttää selkeää tilannetietoisuutta, roolien ja vastuiden ymmärrystä sekä rakenteita, jotka tukevat päätöksentekoa eri tasoilla.

Päätöksentekokyvykkyys taas liittyy siihen, että päätöksiä tekevät henkilöt osaavat arvioida tilannetta, punnita vaihtoehtoja ja viedä päätökset käytäntöön. Tämä edellyttää osaamista, valtuutusta ja riittäviä resursseja.

Lisäksi toimitusjohtaja tarvitsee ympärilleen jatkuvaa ja riippumatonta tukea. Ilman sitä päätöksenteko jää yksinäiseksi ja altistuu organisaation sisäisille painotuksille ja dynamiikalle.

Blogisarjan seuraavassa osassa käsittelemme päätösten toimeenpanon haasteita: hyvä päätös ei tuota tuloksia ilman onnistunutta toimeenpanoa. Kirjaus johtoryhmän kokouspöytäkirjassa ei automaattisesti tarkoita lisää euroja kassassa. 

 

Päätöksenteko osana Aamun Clarity-kumppanuutta

Aamu Partnersin Clarity-kumppanuus on suunniteltu suomalaisille PK-yrityksille, jotka haluavat kehittää johtamistaan ja kasvattaa omistaja-arvoa. Clarity-kumppanuudessa rakennamme tilannekuvan pohjalta toimivan johtamismallin ja varmistamme, että se todella ohjaa päätöksentekoa arjessa. Yksi keskeinen osa kumppanuutta on toimitusjohtajan päätöksenteon fasilitointi. Aamu voi tarjota toimitusjohtajalle ulkopuolisen ja riippumattoman sparrauskumppanin, jolla on myös syvällinen näkemys yrityksen toimintaan ja liiketoimintalogiikkaan. 

Jos haluat keskustella lisää PK-yrityksen toimitusjohtajan päätöksenteon fasilitoinnista ja siitä, miten systemaattinen johtamismalli voi tukea yrityksesi kasvua, ota meihin yhteyttä alla olevalla lomakkeella.