Satojen suomalaisten PK-yritysten toimitusjohtajien kanssa työskennellyt Aamu Partners jakaa tässä blogisarjassa havaintoja johtamishaasteista ja käytännön ratkaisuista niihin. 

Sarjan avaa dataa ja järjestelmiä käsittelevä kirjoitus, jonka ydin kiteytyy ajatukseen: johtamisen kannalta olennaista ei ole data tai järjestelmät, vaan ymmärrys, joka auttaa tekemään oikeat päätökset oikeaan aikaan.

On ongelmallista, jos PK-yrityksen toimitusjohtajan aika kuluu datan etsimiseen ja järjestelmien kanssa työskentelyyn. Tietopohjaisesti johdetut yritykset ovat jo pitkään menestyneet kilpailijoitaan paremmin, ja jatkuvasti muuttuvassa toimintaympäristössä tiedolla johtaminen on entistä tärkeämpää. Se on usein jopa edellytys menestymiselle. Silti toimitusjohtajan ei tulisi käyttää aikaansa tiedon käsittelyyn, vaan hänellä tulisi olla jatkuvasti käytössään ajantasainen ja luotettava tilannekuva, joka tukee nopeaa ja perusteltua päätöksentekoa.

Mikä on PK-yrityksen tilannekuva? 

Tilannekuva tarkoittaa koottua ja ajantasaista kuvausta vallitsevista olosuhteista, tapahtumista, taustatiedoista ja arvioista siitä, miten tilanne voi kehittyä. Hyvin laadittu tilannekuva auttaa välttämään vääriä ratkaisuja ja tekemään oikeat päätökset oikea-aikaisesti. Tilannekuva on tärkeä johtamisen työkalu, kun halutaan tehdä tehokasta ja tuottavaa tiedolla johtamista.  

Tilannekuva on ajantasainen ja luotettava tietokokonaisuus, joka on aina toimitusjohtajan saatavilla. Siksi tilannekuvaan tarvittava tietosisältö pitää määritellä tarkasti, ja tilannekuvaa pitää ylläpitää jatkuvasti. Tärkeintä tilannekuvassa on se, että sen pohjalta toimitusjohtaja voi saada tilannetietoisuuden: konkreettisesti ymmärtää ja hahmottaa: 

1. Missä tilanteessa yritys on. 
2. Miten siihen tilanteeseen on päädytty. 
3. Mitkä ovat erilaiset tulevaisuuden vaihtoehdot yritykselle. 

Tilannekuva ei voi siis perustua pelkästään historiatietoihin ja numeeriseen dataan, vaan siinä pitää olla mukana kvalitatiivista tietoa ja eteenpäin katsovia ennusteita sekä kartoitettuja tulevaisuuden mahdollisuuksia yritykselle. Tämä antaa toimitusjohtajalle vahvan otteen tilanteesta. Selkeän kokonaiskuvan, jonka pohjalta voi tehdä oikeita päätöksiä ja varmistaa, että ne myös johtavat todellisiin tuloksiin arjen tekemisessä.

Tilannekuvaa voidaan koota ja ylläpitää monella tavalla, kuten BI-työkaluissa tai yksinkertaisemmissa raporteissa. Tärkeintä ei ole tekniikka, vaan se, että tilannekuva on jatkuvasti toimitusjohtajan ja muiden avainhenkilöiden saatavilla. Olipa toteutustapa mikä tahansa, sisältö on pidettävä ajan tasalla ja helposti ymmärrettävänä.

Voit lukea aiheesta lisää aiemmasta blogipostistamme PK-yrityksen tilannekuva: Miksi se on tärkeää ja miten se rakentuu?

Johtaminen ilman tilannekuvaa kuormittaa PK-yrityksen toimitusjohtajaa

Moni PK-yrityksen toimitusjohtaja tekee päätöksiä hajanaisen tai epävarman tiedon varassa. Kun tilannetietoisuus on puutteellinen, päätöksenteko hidastuu ja perustuu helposti oletuksiin tai pelkkään kokemukseen. Tämä lisää kuormitusta ja heikentää työn vaikuttavuutta.

Tällaisessa tilanteessa koko johtaminen kärsii. Yrityksen strategia ja tavoitteet eivät välity arjen tekemiseen, ja operatiivinen toiminta lähtee helposti omille raiteilleen. Johtaminen muuttuu stressaavaksi ja reaktiiviseksi, jolloin kokonaiskuva hämärtyy entisestään.

Ilman erikseen ylläpidettyä tilannekuvaa tiedon satunnainen ja manuaalinen keruu vie aikaa ja rahaa. Järjestelmät kuluttavat resursseja ilman todellista hyötyä, ja puutteellinen analytiikka johtaa helposti vääriin päätöksiin. Tämä näkyy tehottomuutena, ylimääräisinä kustannuksina ja lopulta heikentyneenä suorituskykynä koko organisaatiossa. Pahimmillaan henkilöstö ei ymmärrä, miksi asioita tehdään, jolloin luottamus johtoon heikkenee ja motivaatio laskee.

Miksi tilannekuva jää puuttumaan?

Tilannekuvan puute johtuu usein siitä, ettei yrityksen johto ole määritellyt, millaista tietoa jatkuva päätöksenteko edellyttää. Taustalla on yleensä se, ettei tietopohjaista johtamista ole omaksuttu tai osattu ottaa käyttöön käytännössä. Selkeä ja toimiva tietopohjaisen johtamisen malli puuttuu. 

Pahimmillaan yrityksen strategiset ja operatiiviset tavoitteet ovat epäselviä tai keskenään ristiriitaisia, eikä niiden toteutumista voida seurata selkeästi määriteltyjen mittareiden avulla. Millaisia mittareita sinun yritykselläsi on? Tukevatko ne operatiivisia tavoitteita, jotka pohjautuvat strategisiin linjauksiin?

Tietopohjaisen johtamisen puute liittyy usein siihen, että sen hyödyt jäävät tunnistamatta tai tekeminen nojaa totuttuihin toimintatapoihin vuodesta toiseen. Johtamisessa luotetaan kokemukseen ja mutu-tuntumaan, jolloin tiedolla johtamisen mahdollisuuksia ei ymmärretä eikä osata soveltaa käytännössä.

Joskus tiedolla johtamisen arvo ymmärretään ja jatkuvat tietotarpeet ovat määritelty, mutta tarvittavaa tietokokonaisuutta ei ylläpidetä. Tieto joudutaan kokoamaan ja analysoimaan erikseen jokaista päätöstä varten, mikä vie aikaa ja kuormittaa. Tämä johtaa siihen, että päätöksenteko viivästyy, jää kokonaan tekemättä tai perustuu puutteelliseen tietoon.

On ymmärrettävää, että tilannekuvaa ei aina ehditä tai osata ylläpitää. Tilannekuvan ylläpitäminen vaatii osaamista ja aikaa. Monissa yrityksissä ei ole erillisiä resursseja sen ylläpitoon, ja työ koetaan usein raskaaksi eikä tarpeeksi tärkeäksi. Data voi olla hajallaan useissa eri järjestelmissä, ja sen oikeellisuuden varmistaminen on työlästä. Tiedon on kuitenkin oltava luotettavaa, sillä epävarmuus rapauttaa koko tietopohjaisen johtamisen perustan. Myös tiedon analysointi ja visualisointi vie paljon resursseja, mutta jotta tiedon pohjalta voidaan luoda ymmärrystä, tietoa on pakko jatkojalostaa.

Tilannekuvan muodostamiseen ja ylläpitoon on varattava riittävät resurssit, joko yrityksen sisältä tai ulkoistettuna. Muuten tilannekuva ei ole ajantasainen ja luotettava, sekä aina toimitusjohtajan käytettävissä.

Tilannekuva ratkaisee datan ja järjestelmien aiheuttamat haasteet johtamisessa

Kun päätöksenteon pohjana on erinnäisten tietolähteiden sijaan ajantasainen ja luotettava tilannekuva, johtamisesta tulee selkeämpää ja tehokkaampaa. Yritysjohto voi tehdä päätöksiä nopeammin ja varmemmin, kun kaikki olennainen tieto on koottu yhteen ilman turhaa informaatiota tai epävarmuutta. Tilannekuva vähentää arvailua, stressiä ja päällekkäistä työtä, ja antaa selkeän perustan tiedolla johtamiseen. Samalla organisaation resurssit kohdistuvat oikeisiin asioihin, kun hajallaan oleva tieto muodostaa kokonaisuuden, joka aidosti tukee liiketoimintaa.

Kun tilannekuvaa ylläpitää dedikoitu, mahdollisesti ulkopuolinen resurssi, varmistetaan, että tilannekuva on aina ajantasainen ja luotettava sekä aina toimitusjohtajan käytettävissä.

Tilannekuva tuo myös läpinäkyvyyttä strategisiin tavoitteisiin ja mittareihin, jolloin ne voidaan viedä arjen toimintaan asti. Kun kaikilla on yhteinen ymmärrys suunnasta ja päätösten taustoista, henkilöstön sitoutuminen ja motivaatio vahvistuvat. Yritys pystyy myös tunnistamaan arvokkaimmat asiakkuudet, palvelut ja tuotteet sekä kehittämään asiakasarvoa ja asiakaspitoa tietopohjaisesti.

Kun tilannekuva on olemassa, sen avulla voidaan rakentaa tilannetietoisuutta paitsi toimitusjohtajalle, myös yrityksen avainhenkilöille ja muille sidosryhmille. Hyvin koostettu tilannekuva tukee esimerkiksi henkilöstön sitouttamista ja voi olla arvokas työkalu myös rahoituksen haussa.

Tilannekuva osana Aamun Clarity-kumppanuutta

Aamu Partnersin Clarity-kumppanuus on ainutlaatuinen palvelu suomalaisille PK-yrityksille, jotka haluavat kasvattaa omistaja-arvoaan. Kumppanuus jalkauttaa asiakasyritykseen Clarity-johtamismallin, joka perustuu tilannekuvan pohjalta johtamiseen ja päätösten systemaattiseen toimeenpanoon. Kumppanuuteen kuuluu myös se, että Aamu ylläpitää tilannekuvaa, jolloin se on aina toimitusjohtajan saatavilla. Aamun asiantuntijat ovat jatkuvana tukena päätöksenteossa ja varmistavat, että päätökset toteutuvat osana yrityksen arkea.

Jos haluat keskustella lisää tilannekuvasta ja PK-yrityksen systemaattisesta arvon kasvattamisesta, niin ota yhteyttä alla olevalla lomakkeella.