Satojen suomalaisten PK-yritysten toimitusjohtajien kanssa työskennellyt Aamu Partners jakaa tässä blogisarjassa havaintojaan johtamishaasteista ja käytännön ratkaisuista niihin. 

Sarjan ensimmäisessä osassa käsittelimme, miksi toimitusjohtajan ei tulisi käyttää aikaansa datan ja järjestelmien parissa. Toisessa osassa tarkastelimme, miksi tilannekuva ei sellaisenaan riitä. Ilman toimivia prosesseja ja käytännön johtamistyötä tilannekuva ei kehity tilannetietoisuudeksi eikä tue päätöksentekoa tai johtamista. 

Tässä sarjan kolmannessa osassa pureudumme syvemmälle tilannetietoisuuteen ja siihen, miten tilannetietoisuutta on mahdollista rakentaa läpi organisaation, ja miksi se on tärkeää. 

Miksi PK-yritykseen ei synny yhteistä tilannetietoisuutta?

PK-yritysten johtamisessa on usein haaste, ettei organisaatiossa ole jaettua tilannetietoisuutta. Tämä voi pitää paikkansa, vaikka yrityksessä olisi oikeaoppisesti rakennettu tilannekuva ja se olisi helposti kaikkien keskeisten henkilöiden saatavilla. On olennaista erottaa toisistaan pelkkä tilannekuva ja varsinainen tilannetietoisuus. Pelkkä tieto ei voi muuttua toiminnaksi ilman ymmärrystä. 

Tieto ei muutu ymmärrykseksi itsestään. Ei riitä, että tilannekuvaa katsotaan yhdessä silloin tällöin.  Tilannekuvan tulkinnalle tulee varata aikaa. Tilannekuva pitää purkaa auki, ymmärtää kontekstissaan ja kytkeä siihen, mitä se tarkoittaa kullekin roolille ja koko organisaation toiminnalle. Vasta kun avainhenkilöt voivat sanoa “tilannekuvan pohjalta minun tulisi tehdä seuraavat asiat..” voidaan puhua todellisesta tilannetietoisuudesta. 

On tärkeää, että tilannetietoisuus luodaan yhteisesti: jos yksittäiset avainhenkilöt tulkitsevat tilannekuvaa itsenäisesti, heille voi muodostua toisistaan poikkeavat tilannetietoisuudet. Tilannekuvan tulkitseminen vaatii osaamista, ja tilannekuvan tulkitsemisen yhteydessä on myös tärkeä ymmärtää, mitä tilannekuva tarkoittaa muille avainhenkilöille. Tilannekuvan yhteinen tulkinta kannattaa vakiinnuttaa osaksi säännöllistä johtamistyötä, jotta se todella ohjaa päätöksiä ja toimintaa oikeaan suuntaan. Parhaassa tapauksessa tilannekuvan tulkitsemista tukee aiheen asiantuntija. 

Kenellä kaikilla tulisi olla jaettu tilannetietoisuus? 

Yrityksen tilannetietoisuuden kannalta keskeisin rooli on toimitusjohtajalla. Hän tekee organisaation tärkeimmät päätökset ja kantaa vastuun niiden vaikutuksista. Ilman tilannetietoisuutta toimitusjohtajalla ei ole suuntaa yritykselleen tai päätöksilleen, eikä yritys myöskään pysty reagoimaan yrityksen sisällä tai ympäristössä tapahtuviin muutoksiin.

Tilannetietoisuus ei voi jäädä vain toimitusjohtajan varaan. Myös yrityksen avainhenkilöiden on ymmärrettävä tilanne kokonaisuutena. Mitä itsenäisemmässä roolissa ihminen toimii, sitä tärkeämpää on, että hänen tilannetietoisuutensa on linjassa toimitusjohtajan kanssa. Ilman yhteistä ymmärrystä ei ole mahdollista tehdä itsenäisiä päätöksiä, jotka vievät yritystä johdonmukaisesti samaan suuntaan.

Parhaassa tapauksessa tilannekuva ja siitä tulkittava tilannetietoisuus jaetaan koko henkilöstön kesken. Jaetun tilannetietoisuuden tavoitteena on, että jokainen organisaatiossa ymmärtää, miten oma rooli ja tehtävät liittyvät laajempaan kokonaisuuteen ja miten ulkoiset ja sisäiset tekijät vaikuttavat yrityksen toimintaan. Siten voidaan varmistaa, että koko organisaatio on motivoitunut ja sitoutunut yhteisiin tavoitteisiin ja että päätökset perustuvat yhtenäiseen sekä ajantasaiseen ymmärrykseen todellisuudesta.

Yrityksen sidosryhmien tilannetietoisuus

Tilannetietoisuudesta voi olla hyötyä myös laajemminkin sidosryhmille, kuten esimerkiksi yrityksen hallitukselle ja rahoittajille. Rahoittajien näkökulmasta selkeästi rakennettu ja oikein viestitty tilannekuva voi parantaa rahoitusehtoja, sekä ulkoisen että sisäisen pääoman osalta.

Tilannetietoisuus on erityisen tärkeää pk-yrityksen hallitukselle. Hallitus ei useimmiten osallistu yrityksen operatiiviseen toimintaan, tai ainakin osa sen jäsenistä jää sen ulkopuolelle. Tästä huolimatta hallitus tekee strategisia päätöksiä, joiden tulisi ohjata myös yrityksen arjen toimintaa. Tämän vuoksi on olennaista, että hallitukselle viestitään selkeästi ja oikea-aikaisesti hyvin rakennettu tilannekuva. Vain näin hallitus voi saavuttaa riittävän tilannetietoisuuden ja tehdä päätöksiä, jotka vievät toimintaa oikeaan suuntaan.

Vaikka hallitus koostuu usein kokeneista hallitusammattilaisista, joilla on kyky tulkita monimutkaisiakin kokonaisuuksia, ei tilannetietoisuus synny itsestään. Toimitusjohtajan rooli korostuu tässä: hänen tulee pystyä fasilitoimaan ajantasainen, jaettu tilannetietoisuus mahdollisimman ketterästi, jotta hallituksen aikaa voidaan käyttää päätöksentekoon valmistelutyön sijaan. Kun hallitus kokee ymmärtävänsä yrityksen todellisen tilanteen, sen on huomattavasti helpompi toimia määrätietoisesti ja arvontuottavasti yrityksen parhaaksi.

Mitä jos yrityksessä ei ole jaettua tilannetietoisuutta?

Tilannetietoisuus on keskeinen edellytys yrityksen kyvylle reagoida muutoksiin. Jotta yritys voi toimia nopeasti ja tarkoituksenmukaisesti, sen on pystyttävä havaitsemaan sekä sisäiset että ulkoiset muutokset ja ymmärrettävä, mitä ne merkitsevät suhteessa yrityksen tavoitteisiin ja suuntaan. Tämä onnistuu vain silloin, kun tilannekuva on tulkittu yhteiseksi tilannetietoisuudeksi. On tärkeää, että tätä ymmärrystä on organisaation eri tasoilla, ei vain johdossa. Muussa tapauksessa muutosten huomaaminen ja niihin reagoiminen hidastuu, ja päätöksenteko vaikeutuu.

Jos tilannetietoisuus ei ole jaettua, myös päätöksenteko vaikeutuu. Päätöksiä joudutaan tekemään ilman yhteistä ymmärrystä siitä, mikä on tärkeää juuri nyt ja mihin tulisi keskittyä. Usein päätökset jäävät tällöin irrallisiksi eivätkä johda toivottuihin vaikutuksiin. Reagointi tilanteisiin voi viivästyä tai epäonnistua, koska toimintaa ohjataan ristiriitaisilla tai vanhentuneilla tiedoilla.

Johtamisen näkökulmasta tilannetietoisuuden puute näkyy myös siinä, että organisaation kyky arvioida päätösten vaikutuksia heikkenee. Kun tietopohja ei ole jaettu, päätökset saattavat perustua yksittäisten ihmisten näkemyksiin tai oletuksiin, eivätkä ne heijasta koko organisaation tilannetta. Tämä luo helposti tilanteen, jossa eri henkilöt vetävät toimintaa eri suuntiin.

Monessa yrityksessä jaetun tilannetietoisuuden puute näkyy arjessa niin, että ihmiset tietävät kyllä asioita, mutta eivät ymmärrä niitä samalla tavalla. Näkemykset siitä, mitä tilanne tarkoittaa ja miten siihen tulisi reagoida, voivat poiketa toisistaan merkittävästi. Tällöin myös päätöksenteko ja johtaminen jäävät hajanaisiksi.

Mitä jaetulla tilannetietoisuudella saavutetaan? 

Jaetun tilannetietoisuuden tuoman ymmärryksen kautta syntyy konkreettista omistaja-arvoa. Tilannetietoisuus mahdollistaa riskien varhaisen tunnistamisen ja nopean reagoinnin, mikä auttaa välttämään tai minimoimaan uhkia ennen kuin ne realisoituvat. Samalla se luo edellytykset mahdollisuuksien tunnistamiselle ja niihin tarttumiselle ripeästi — ja mitä useammin mahdollisuuksiin onnistutaan tarttumaan, sitä enemmän arvoa syntyy. Kun riskit vältetään ja mahdollisuudet hyödynnetään, paranee myös yrityksen kilpailukyky. 

Yhteinen tilannetietoisuus vahvistaa myös henkilöstön tuottavuutta: itseohjautuvat ja motivoituneet ihmiset toimivat tehokkaammin, kun suunta on selkeä ja päätöksenteko perustuu ajantasaiseen tietoon.

Tilannetietoisuus osana Aamun Clarity-kumppanuutta

Aamu Partnersin Clarity-kumppanuus on suunniteltu suomalaisille PK-yrityksille, jotka haluavat kehittää johtamistaan ja kasvattaa omistaja-arvoa. Clarity-kumppanuudessa rakennamme tilannekuvan pohjalta toimivan johtamismallin ja varmistamme, että se todella ohjaa päätöksentekoa arjessa. Yksi keskeinen osa kumppanuutta on tilannekuvan säännöllinen tulkinta yhdessä yrityksen henkilöstön kanssa. Näin luodaan jaettua tilannetietoisuutta, joka ei jää vain johdon asiaksi, vaan ohjaa koko organisaation toimintaa oikeaan suuntaan.

Kumppanuudessa määritellään yhdessä, keille tilannetietoisuutta on tarpeen rakentaa. Useimmiten tilannekuvaa tulkitaan johtoryhmän kanssa, mutta siitä viestitään myös henkilöstölle ja sidosryhmille, kuten sijoittajille ja rahoittajille.

Jos haluat keskustella lisää tilannekuvasta, tilannetietoisuudesta ja siitä, miten systemaattinen johtamismalli voi tukea yrityksesi kasvua, ota meihin yhteyttä alla olevalla lomakkeella.