Satojen suomalaisten PK-yritysten toimitusjohtajien kanssa työskennellyt Aamu Partners jakaa tässä blogisarjassa havaintojaan johtamishaasteista ja käytännön ratkaisuista niihin. 

Sarjan ensimmäisessä osassa käsittelimme datan ja järjestelmien tuomia haasteita yrityksen johtamisessa. Ydinajatuksena oli, että johtamisen kannalta olennaista ei ole itse data tai järjestelmät, vaan se ymmärrys, jonka ne mahdollistavat. Sen takia toimitusjohtajalla pitäisi olla käytössään irrallisen tiedon sijasta PK-yrityksen tilannekuva, joka on tarkkaan räätälöity tietokokonaisuus, joka huomioi menneisyyden lisäksi mahdolliset tulevaisuuden suunnat. 

Sarjan toisessa osassa tarkastelemme, miksi tilannekuva ei aina jalostu tilannetietoisuudeksi: Jos tilannekuva on puutteellinen, väärin tai sitä ei hyödynnetä aktiivisesti johtamisessa, se jää irralliseksi tiedoksi vailla todellista merkitystä. 

Tilannekuvan ja tilannetietoisuuden merkitys PK-yrityksen johtamisessa

Yrityksen kyky tehdä ja toimeenpanna hyviä päätöksiä perustuu organisaation yhteiseen ymmärrykseen siitä, missä tilanteessa ollaan ja mihin suuntaan ollaan menossa. Tätä kutsutaan tilannetietoisuudeksi. Tilannetietoisuus ei kuitenkaan synny itsestään, vaan sen pohjaksi tarvitaan laadukas, ajantasainen ja oikein rakennettu tilannekuva, joka tulkitaan yhteisesti kaikille yrityksen avainhenkilöille. Ilman yhteistä tulkitsemista päätöksenteko voi nojata hajanaisiin tulkintoihin, eikä yhteistä näkemystä välttämättä synny.

Miksi tilannekuvasta ei pystytä luomaan tilannetietoisuutta?

Usein ongelmat alkavat jo tilannekuvan muodostamisesta. Jos tieto on virheellistä, vanhentunutta tai puutteellista, myös tilannekuva vääristyy. Monissa organisaatioissa tilannekuva rakennetaan vasta, kun päätöstä ollaan tekemässä, sen sijaan että sitä ylläpidettäisiin jatkuvasti. Tämä johtaa siihen, että jokainen tilannekuva on kertaluonteinen ja katkeaa seuraavaan päätöshetkeen. Lisäksi tilannekuva painottuu usein menneeseen, eikä sisällä arvioita tulevista kehityskuluista. Näin siitä puuttuu johtamisen kannalta keskeinen näkymä eteenpäin.

Yksi merkittävimmistä haasteista tilannekuvan muodostamisessa on tiedon sirpaleisuus. Eri osastot seuraavat usein eri mittareita ja tarkastelevat erillisiä tietokokonaisuuksia. Jos tietoa ei jaeta avoimesti, ihmiset alkavat kehittää omia tulkintojaan. Tällöin “tilannekuvia” voi olla useita rinnakkain, eikä niistä muodostu yhteistä ymmärrystä. Myös yksilölliset erot osaamisessa ja kokemuksessa vaikuttavat siihen, miten samaa tietoa tulkitaan. Sama numerodata voi tarkoittaa eri asioita eri ihmisille.

Usein tilannekuvaa ei ole ehditty tai osattu rakentaa johtamisen tueksi. Tilannekuvaosaaminen on harvinaista ja se sekoitetaan helposti esimerkiksi talousraportointiin, vaikka kyse on aivan eri kokonaisuudesta. Tilannekuva yhdistää strategisen, taloudellisen ja operatiivisen tiedon tavalla, joka auttaa johtoa ymmärtämään, mitä pitäisi tehdä seuraavaksi. Sen ylläpitäminen vaatii paitsi osaamista, myös toimivia työkaluja. Manuaalinen työ ilman kunnollisia välineitä tekee tilannekuvan rakentamisesta raskasta ja altistaa virheille.

Tilannekuva ei täytä tarkoitustaan, ellei sitä rakenneta huolellisesti ja oikealla tavalla. Jos kokonaisuus on puutteellinen, vanhentunut tai epäselvästi jäsennetty, se ei tue päätöksentekoa, ei tarjoa näkymää tulevaan eikä luo yhteistä ymmärrystä organisaation sisällä. Ilman selkeää ja ajankohtaista tilannekuvaa tilannetietoisuus jää syntymättä. Ja ilman tilannetietoisuutta ei ole mahdollista johtaa yritystä suunnitelmallisesti, ennakoivasti ja johdonmukaisesti kohti tulevaa.

Miten rakentaa tilannetietoisuutta luova tilannekuva?

Kun tilannekuva on rakennettu parhaiden käytäntöjen mukaisesti, se ei ole vain kokoelma tietoa, vaan selkeä, ajankohtainen ja tarkoituksenmukainen työkalu päätöksenteon tueksi. Tällöin tilannekuvasta voidaan aidosti johtaa tilannetietoisuutta, ja tilannetietoisuuden kautta luoda edellytykset ketterälle ja perustellulle johtamiselle.

Hyvin rakennettu tilannekuva tarjoaa toimitusjohtajalle vain olennaisen. Se kiteyttää sen, mikä on yrityksen toiminnan ja päätöksenteon kannalta tärkeintä juuri nyt. Turha tieto ja operatiivinen ”sälä” on rajattu pois, jotta huomio kohdistuu siihen, millä on oikeasti merkitystä. Tämä on mahdollista vain silloin, kun tilannekuvaa rakentamassa on ollut osaava asiantuntija, joka ymmärtää, miten eri tietolähteistä muodostetaan johdon kannalta toimiva kokonaisuus.

Oleellista on myös se, että tilannekuvaa ylläpidetään jatkuvasti, ei vain erikseen päätöksentekoa varten. Kun tilannekuvasta vastaa dedikoitu henkilö tai tiimi, joka päivittää sitä sovituin väliajoin, tieto on luotettavaa ja pysyy ajantasaisena. Tällöin päätöksiä voidaan tehdä missä tahansa tilanteessa, myös yllättävien muutosten keskellä. Yritykselle syntyy päätöksentekovalmius, joka on käytössä ympäri jatkuvasti, ilman tarvetta kerätä tietoa erikseen aina uudelleen.

Yrityksellä tulee olla vain yksi tilannekuva, joka toimii organisaation yhteisenä totuutena. Samaa tietoa ei tulkita eri tavoin eri funktioissa, vaan kaikki päätökset pohjautuvat yhtenäiseen näkemykseen. Tämä edellyttää paitsi yhtenäistä sisältöä myös sitä, että tilannekuva on rakennettu luotettavaan tekniseen järjestelmään, joka tukee tiedon tulkintaa, jakamista ja ymmärrettävyyttä. 

Yhteinen tilannekuva auttaa myös eri tiimejä ymmärtämään, mitä muut tekevät ja miksi. Kun tieto on kaikkien saatavilla ja esitetty selkeästi, on helpompi nähdä, miten omat päätökset ja tekeminen vaikuttavat muiden työhön ja koko yrityksen tavoitteisiin.

Kun tilannekuvaa ei vain ylläpidetä vaan myös tulkitaan ja viestitään systemaattisesti, syntyy todellinen tilannetietoisuus. Tällöin johto voi reagoida nopeasti, suunnata tekemistä oikeaan suuntaan ja viedä päätökset tehokkaasti käytäntöön. Lopulta tämä näkyy suoraan yrityksen arvossa: kun päätöksenteko perustuu oikeaan tietoon, oikeita asioita tehdään oikeaan aikaan ja yritys kehittyy suunnitelmallisesti ja määrätietoisesti.

Tilannetietoisuus osana Aamun Clarity-kumppanuutta

Aamu Partnersin Clarity-kumppanuus on ainutlaatuinen palvelu suomalaisille PK-yrityksille, jotka haluavat kasvattaa omistaja-arvoaan. Kumppanuus jalkauttaa asiakasyritykseen Clarity-johtamismallin, joka perustuu tilannekuvan pohjalta johtamiseen ja päätösten systemaattiseen toimeenpanoon. Kumppanuuteen kuuluu, että Aamu ylläpitää tilannekuvaa ja tulkitsee tilannekuvan yrityksen avainhenkilöille kuukausi- tai viikkopalavereiden aikana. Näin varmistetaan yhteinen tilannetietoisuus organisaatiossa. Tilannekuva on myös jatkuvasti yrityksen avainhenkilöiden saatavilla säännöllisten palavereiden ulkopuolellakin. 

Jos haluat keskustella lisää tilannekuvasta, tilannetietoisuudesta ja PK-yrityksen systemaattisesta arvon kasvattamisesta, niin ota yhteyttä alla olevalla lomakkeella.