Liiketoimintasi on kasvanut siihen pisteeseen, että olet jo palkannut tai päättänyt palkata yhtiönne ensimmäisen taloudesta vastaavan henkilön. Tittelinä hänellä on esimerkiksi CFO, Controller, Talousjohtaja tai Talouspäällikkö. Olet hahmotellut työnkuvaa, keskustellut muiden toimitusjohtajakollegoidesi kanssa ja luonut odotuksia sille, mitä talousvastaavan tulisi saada yhtiössänne aikaan.

Ennen kuin löydät itsesi ihmettelemästä, miksei tuore rekrytointisi maksanutkaan itseään takaisin ensimmäisen kuuden kuukauden aikana, pysähdy hetkeksi ja lue tämä kirjoitus ajatuksella. Sekä sinä että uusi rekrytointisi kiitätte.

Mihin tilanteeseen ensimmäinen talousvastaava tyypillisesti hyppää?

Kuvittele itsesi hetkeksi uuden vahvistuksesi saappaisiin. Hän tulee todennäköisesti talon ulkopuolelta tuntematta lainkaan yhtiötänne tai toimintatapojanne. Hän on ensimmäinen taloustiimin jäsen eikä hänellä (vielä) ole omia tiimiläisiä, vaan odotat hänen tekevän sekä strategisen tason ajattelutyön että operatiivisen arjen pyörittämisen.

Lähtökohdakseen hän voi saada sinulla vuosia käytössä olleet kauniit Excelit, osittain vanhentuneet järjestelmät sekä paljon dataa, johon hän ei välttämättä voi täysin luottaa. Hän on historianne ensimmäinen ihminen, jonka tarkoituksena on yhtenäistää, sujuvoittaa ja järkevöittää koko talousfunktiota.

Jotta asia olisi uudelle oikealle kädellesi vielä stressittömämpi, saattaa teillä olla käynnissä tai jo takanapäin rahoituskierros, hallituksen vahvistaminen tai kansainvälistyminen. Aikapaine talousasioiden kuntoon laittamiseen alkaa kasaantua.

Missä talousvastaavan osaamisesta ja ajankäytöstä on suurin hyöty?

Parhaimmillaan loistava talousvastaava on kirjaimellisesti painonsa arvoinen kultaa. Alla esimerkinomaisesti listausta siitä, mihin talousvastaavan ajankäytön tulisi ohjautua:

• Kannattavuuden parantaminen: tuote-, palvelu- tai asiakaskannattavuus, hinnoittelun kehittäminen, kustannussäästöt, rahoituskulujen optimointi
• Kassavirran parantaminen: ostovelkojen kierron optimointi, myyntisaatavien kierron optimointi, varaston kierron optimointi, ostotoiminnan kehittäminen
• Taseen terveyttäminen: pääomarakenteen optimointi, painotetun keskimääräisen pääomakustannuksen alentaminen, lainoitukset ja lainanlyhennysohjelmat, osingot
• Investointien suunnittelu: erilaiset business case -laskelmat, skenaariomallinnukset, herkkyysanalyysit
• Strateginen suunnittelu: strategiatyö, budjetointi, ennustaminen, tavoitteiden seuranta, yritysjärjestelyt, riskienhallinta
• Tiedon jalostaminen: tiedon keruu, jatkojalostus ja analysointi päätöksentekoa varten sekä ulkoisille sidosryhmille viestiminen kuten sijoittajat, rahoittajat, takaajat
• Järjestelmien kehittäminen: teknologiahankkeet, IT-järjestelmät, integraatiot, työn automatisointi, prosessien kehittäminen, henkilöstön koulutus

Mihin talousvastaavan aika oikeasti hukkuu?

Ennen kuin mikään ylläkuvatuista aidosti liiketoimintaasi kehittävistä aihealueista on mahdollista valuttaa talousvastaavasi harteille, on hänellä ensimmäisenä muurinaan ns. lakisääteiset asiat: kirjanpito, tilinpäätös, tilintarkastus, verotus, arkinen tilitoimistoyhteistyö sekä mahdolliset lupa-asiat tai muut viranomaisyhteistyöt toimialastasi riippuen. Englanniksi näitä kutsutaan kuvaavasti “license to operate” -asioiksi. Nämä ovat tärkeitä, joskin osittain pakollisia pahoja, pitää jatkuvasti järjestyksessä. Muuten löydät ne edestäsi suurina ongelmina tulevaisuudessa.

Usein ensimmäiselle talousvastaavalle annetaan hoitoon myös myynti- ja ostoreskontran kaitseminen, maksujen seuranta sekä mahdollisten perintätoimenpiteiden toimeenpano ja valvonta. Päivittäinen tai viikoittainen kassanhallinta kuuluu myös talousvastaavan arkipäiviin. Lisäksi pk-yrityksessä on tyypillisesti valutettu ainakin osa HR-asioiden hoitamisesta talousvastaavan tontille.

Suurin aikasyöppö on kuitenkin tieto ja nimenomaan sen oikeellisuuden varmentaminen. Leijonan osa talousvastaavasi ajasta, varsinkin työsuhteen alussa, kuluu tiedon kanssa näpertämiseen, erilaiseen selvittelyyn, ongelmien juurisyiden kaivamiseen ja tietovarastojen rakentamiseen. Samalla tämä tarkoittaa sitä, ettei historiadataasi voi välttämättä luottaa ja joudut ainakin hetkellisesti seilaamaan vailla vertailukelpoisia lukuja.

Lisäksi tuoreena talon ulkopuolelta tulleena vahvistuksena uusi talousvastaavasi on todennäköisesti haluton esittämään tai tekemään kohdassa 2. kuvattuja liiketoimintapäätöksiä ilman luotettavaa tietoa.

Millä sinä toimitusjohtajana ajattelit vastata hänen avunhuutoonsa?

Palataanpa nyt ajassa hieman taaksepäin. Kun päätit alunperin palkata taloushenkilösi, kävitkö mielessäsi läpi, mitä resursseja pystyt hänen tuekseen antamaan? Miten ajattelit mahdollistaa hänen onnistumisensa?

Antamalla hänelle tunnukset kaikkiin järjestelmiinne, Excelin lisenssin ja liian vähän aikaa? Ainoaksi sparrikumppaniksi koko yhtiönne kiireisimmän ihmisen eli sinut?

Kuulostaako tämä oikein resursoidulta, jos luet uudestaan läpi tekemäsi työpaikkailmoituksen sekä tämän artikkelin kohdat 1-3?

Mitä jos tutustuisit Aamu Partnersin tarjoamaan Clarity-palvelukumppanuuteen, josta voit lukea lisää täältä: Clarity By Aamu Partners.

Mitä talousvastaavasi hyötyy Claritysta?

Todennäköisesti talousvastaavasi on yhtiösi toiseksi arvokkain henkilöresurssi. Clarityn avulla valjastat tämän ison henkilöinvestoinnin ajankäytön suurinta lisäarvoa tuottaviin hankkeisiin ja niihin asioihin, joita vain hän voi tehdä. Todennäköisesti talousvastaavasi on halunnut päästä entistä positiotaan strategisempaan rooliin ja Clarityn avulla autat häntä nousemaan aidosti samalle tasolle sinun kanssasi: katsomaan koko yhtiön suoriutumista eikä vain puhdasta talouskulmaa.

Hedelmällisintä Clarity-yhteistyön aloittaminen on juuri uuden taloushenkilön saavuttua taloon: silloin voidaan rakentaa vankka perusta tulevaisuutta varten sen sijaan, että käytetään aika vanhojen mallien ja toimintatapojen korjaamiseen. Tuoreena lisäyksenä hän myös saa heti aidosti samaa kieltä puhuvan sparrikumppannin Aamun tiimistä eikä hän joudu olemaan ainoa “numeroihminen”. Juuri teidän yhtiöllenne räätälöidyn Clarity-softan avulla talousvastaavasi välttyy lähtemästä sille loputtomien Exceleiden tielle, josta on äärimmäisen vaikea kammeta takaisin valoon.

Yhteistyön avulla talousvastaavasi pääsee keskittymään niihin asioihin, joista hän syttyy ja joita varten sinä hänet alunperin päätit palkata.

Mitä sinä toimitusjohtajana hyödyt Claritysta?

Lyhyesti sanottuna varmistat, että ne alkuperäiset “numerotarpeesi” aidosti tyydytetään etkä ylikuormita taloushenkilöäsi burnouttiin. Kohdistat todennäköisesti sinun jälkeen kalleimmat työtunnit sinne, mistä niistä on suurinta liiketoimintahyötyä, jotta investointisi maksaa itsensä aidosti takaisin muunakin kuin sinun vähentyneinä iltatyötunteina.

Varmistat myös, että koko yhtiössänne aikaa ei kuluteta tiedon keräämiseen, oikeellisuuden varmistamiseen, jatkojalostamiseen ja erilaisten ad hoc -analyysien tekemiseen. Näiden sijasta aika käytetään tehokkaaseen analysointiin, päätöksentekoon ja ennen kaikkea oikeiden toimenpiteiden toteuttamiseen sillä vain niillä on todellista liiketoiminta-arvoa.

Samalla pienennät henkilöriippuvuutta ja nopeutat talousvastaavasi sisäänajoa. Varmistat myös, että yhtiösi tulevaisuudesta huolehtii useampi “numeroaivopari” eikä kaikista arvokkain tieto makaa yksittäisten henkilöiden työpöydillä erillisissä tiedostoissa.

Kauneimmillaan yhteistyön edetessä huomaat talousvastaavasi “kerrankin” ymmärtävän sinua ja yhtiötäsi kokonaisvaltaisesti. Saat hänestä aidosti oikean käden, niin kuin alunperin työpaikkailmoitusta kirjoittaessasi haaveilit.

Tutustu asiakaskertomuksiimme yrityksistä, joista löytyy talousvastaava:

Lihatukku Tamminen

Lagerblad Foods