Toimitusjohtajan vaihdos on usein ajallisesti pitkä prosessi. Vaikka henkilöstö ei sitä tietäisi, toimitusjohtajan vaihtumisesta tehdään päätös usein 3-12 kuukautta ennen kuin uusi toimitusjohtaja aloittaa roolissaan. Poikkeuksena tietysti yllättävät ongelmatilanteet ja niihin liittyvät irtisanomiset ja irtisanoutumiset. Kun prosessiin lasketaan mukaan vielä uuden toimitusjohtajan perehtyminen rooliinsa, kestää murrostilanne helposti 9-24 kuukautta.

Miten tämä murros vaikuttaa PK-yrityksen hallitukseen, organisaatioon, väistyvään sekä aloittavaan toimitusjohtajaan, ja erityisesti: mitä negatiivisia vaikutuksia tällä kaikella on? Artikkelimme purkaa tilannetta eri sidosryhmien näkökulmasta, tekee nostoja negatiivisista vaikutuksista ja antaa ratkaisuehdotuksia niihin.

PK-yrityksen hallitus ja toimitusjohtajan vaihtuminen

Hallituksen ensisijainen tehtävä on turvata uuden toimitusjohtajan saumaton siirtyminen tehtäväänsä ja luoda edellytykset hänen onnistuneelle sopeutumiselleen rooliin. Hallitus toivoo, että uusi toimitusjohtaja ottaa tehokkaasti ohjat käsiinsä ja alkaa nopeasti kasvattaa yrityksen arvoa. Samalla hallitus on kuitenkin varovainen suurien investointien ja kustannusten suhteen alkuvaiheessa. Toimitusjohtajan vaihtuminen on PK-yrityksen hallitukselle merkittävä murroskohta yrityksen elinkaaressa ja vaatia paljon erityishuomiota.

Väistyvä toimitusjohtaja ja toimitusjohtajan vaihtuminen

Väistyvä toimitusjohtaja on usein estynyt edistämästä mitään suurempaa yrityksen kehityksessä. Väistyvä toimitusjohtaja ei halua tehdä päätöksiä uuden toimitusjohtajan puolesta ja jättää hänelle keskeneräisiä projekteja. Hallitus voi myös pitää rahahanoja kiinni juuri ennen kuin toimitusjohtaja on vaihtumassa, eikä toimitusjohtaja enää yksinkertaisesti jaksa aloittaa uusia projekteja. Kaikilla on odottava tunnelma.

Väistyvän toimitusjohtajan on usein haastavaa siirtää osaaminen ja tietotaito uudelle toimitusjohtajalle, koska moni taito perustuu vuosien kokemukseen, henkilökohtaisiin suhteisiin ja tilannesidonnaisiin päätöksiin, joita ei voi helposti opettaa tai dokumentoida. Usein väistyvä toimitusjohtaja ei myöskään ole itse perehdyttämässä uutta toimitusjohtajaa, eikä hänellä ole siihen erityistä insentiiviä tai motivaatiota.

Muu organisaatio ja toimitusjohtajan vaihtuminen

Muut organisaation jäsenet haluavat tehdä hyvän vaikutuksen uuteen toimitusjohtajaan, eivätkä sen takia halua rasittaa häntä liikaa liian aikaisessa vaiheessa. Organisaation jäsenet haluavat tutustua ja totuttautua uuden toimitusjohtajan johtamistyyliin sekä uuteen työkulttuuriin. He odottavat, että pääsevät esittämän toiveensa sekä pyyntönsä “kun aika on sopiva”.

Toimitusjohtajan vaihtumisen jälkeen organisaation jäsenillä on mielessä ennen kaikkea kysymykset yrityksen suunnasta, johtamisjärjestelmästä ja päätöksentekorooleista. Tyypillisesti toimitusjohtajan vaihdoksen aikana päätöksentekoroolit sekoittuvat normaalista: hallitus tai hallituksen puheenjohtaja voi hetkellisesti olla kirstunvartijana. Tai operatiivinen johtaja päättääkin nyt asioista X ja talousjohtaja asioista Y, kunnes uusi toimitusjohtaja on talossa.

Uusi toimitusjohtaja ja toimitusjohtajan vaihtuminen

Uusi toimitusjohtaja kohtaa monimutkaisen tilanteen: vaikka häneltä odotetaan nopeita strategisia päätöksiä, hänellä on usein rajallinen näkemys yrityksen todellisesta tilanteesta, oli hän sitten alunperin yrityksen sisältä tai ulkoa. Lisäksi hänen ensimmäiset päivänsä kuluvat usein muiden ohjaamana, joko perehdyttäen tai kriisitilanteita ratkoen, ja hänellä ei ole vielä vankkaa tukijoukkoa päätöstensä takana.

Edellä mainituista syistä toimitusjohtaja ei ensimmäisten viikkoja ja kuukausien aikana ehdi, jaksa tai halua ottaa kantaa kaikkiin asioihin, eikä varsinkaan halua tehdä isompia investointeja. Hän myös tarvitsisi neutraalin ja faktapohjaisen tilannekuvan yhtiöstä mahdollisimman pian, jotta voi alkaa suunnittelemaan tarvittavia muutos- ja kehityskohteita. Tilannekuvan avulla on myös mahdollista saada ylin johto samalle sivulle ja tukemaan uuden toimitusjohtajan muutos- ja kehityshankkeita.

Uusi toimitusjohtaja hyötyisi merkittävästi ulkopuolisesta, ja vain hänen puolellaan olevasta, sparraajasta. Sparraaja toimisi tilannekuvan ylläpitäjänä ja pohdiskelun palloseinänä muutosten suunnittelussa ja johtamisessa. Ulkopuolisena ja riippumattomana tahona sparraajaan ei olisi vaikutusta organisaatiosta löytyvällä politikoinnilla tai ennako-olettamuksilla.

Toimitusjohtajan vaihdoksen negatiiviset seuraukset

Koska kaikilla sidosryhmillä on “odottava tunnelma”, päätöksenteko lamaantuu, eikä liiketoimintaa edistetä tai kehitetä. Päätöksentekoroolit sekoittuvat, ja yleinen muutostilanne voi tuoda epäselvyyttä henkilöstön, asiakkaiden sekä omistajien suuntaan. Tämä kaikki tietysti vielä lisää uuden toimitusjohtajan stressiä entisestään.

Uudella toimitusjohtajalla menee kuukausia, ellei vuosia, ajantasaisen ja luotettavan tilannekuvan hahmottamiseen. Tiedon kerääminen organisaatiosta ja järjestelmistä voi on hankala sekä aikaavievää, ja toimitusjohtaja saattaa tehdä päätöksiä väärän tai värittyneen tiedon perusteella. Pahimmillaan yritys “kadottaa” 6-24 kuukautta, koska yrityksellä ei joko ole selkeää strategiaa, tai sitä ei määrätietoisesti edistetä.

Miten minimoida toimitusjohtajan vaihdoksen negatiiviset seuraukset?

Yrityksen hallituksella on tärkein pelipaikka uuden toimitusjohtajan aloittaessa. Väistyvä toimitusjohtaja on todennäköisesti jo siirtymässä kovaa vauhtia kohti uusia haasteita, eikä yrityksen johto tai henkilöstö ole sellaisessa asemassa, että voisivat tehokkaasti mahdollistaa uuden toimitusjohtajan sopeutumista rooliinsa – kaikilla on jo oma tonttinsa hoidettavana. Siksi hallituksen tulisi:

• Tehdä toimenpidesuunnitelma uuden toimitusjohtajan perehdyttämiselle.
• Varmistaa, että uudella toimitusjohtajalla on tarvitsemansa tieto käytettävissä.
• Varmistaa, että tieto oikeasti kuvastaa liiketoimintalogiikkaa, eikä ole värittynyttä.
• Mahdollistaa päätöksentekoroolien ja -prosessien kirkastaminen, jotta kaikki avainhenkilöt ovat samalla sivulla ja toimivat kohti yhteistä tavoitetta.

Aamu Partnersin Tilannekuva-palvelu uudelle toimitusjohtajalle

Aamu Partners on kohdannut monia toimitusjohtajanvaihdostilanteita, joita varten olemme tuotteistaneet palvelun vastaamaan murrostilanteen haasteisiin. Tilannekuva-palvelussa:

• Kartoitetaan yrityksen liiketoimintalogiikka kassavirtapohjaisesti, jotta nähdään millä toimenpiteillä on suurin merkitys yrityksen toimintaan.
• Käydään läpi yrityksen johdon raportointi sekä suorituskykymittarit, ja varmistetaan niiden antavan selkeä ja ajantasainen tilannekuva päätöksentekoon.
• Mikäli raportointi ja seurantamittarit eivät ole tarkoituksenmukaisia, ne kehitetään tukemaan päätöksentekoa.
• Ulkopuolinen ja riippumaton palveluntarjoaja varmistaa, ettei raportoinnissa tai dokumentaatiossa ole värittynyttä tietoa tai muita puutteita.
• Tilannekuva-palvelun yhteydessä on myös mahdollista ostaa lisäpalveluna johtoryhmän roolien kartoitus ja kirkastaminen, sekä johtamisjärjestelmän auditointi, jos nämä tuntuvat tarpeellisilta.

Tilannekuva-palvelu varmistaa, että uusi toimitusjohtaja pääsee mahdollisimman nopeasti kiinni siihen, mitä yrityksessä tapahtuu, ja miten organisaatiota kannattaa johtaa numeroiden pohjalta. Varmistamme myös, ettei yrityksen aikaisempi sisäinen politikointi, ennakko-olettamukset tai jäykät prosessit estä uutta toimitusjohtajaa saamasta tarvitsemaansa tietoa.

Miksi valita Aamu Partnersin Tilannekuva-palvelu?

Ajansäästö: kun ulkopuolinen taho tulee muodostamaan tilannekuvan, ei prosessi rasita juurikaan yrityksen sisäisiä resursseja.
Tehokkuus: kokenut tiimimme pystyy muodostamaan tilannekuvan nopeasti ja kustannustehokkaasti, ilman erillisiä IT-panostuksia asiakasyritykseltä.
Rutiinit ja kokemus: tiimimme on muodostanut sadoille PK-yrityksille yrityksen tilannekuvan, ja kokemuksen kautta prosessi on optimoitu tuottamaan arvoa murrostilanteissa.
Osallistaminen: Aamun tiimi ei tule ulkopuolelta viisastelemaan, miten asiat pitäisi tehdä, vaan Aamu tulee tukemaan yrityksen johtoa muodostamaan oman näkökulmansa ja tapansa toimia.
Ulkopuolinen ja riippumaton näkökulma: vaikka Aamu ei viisastele, Aamu voi tarjota toimintaan ulkopuolisen ja riippumattoman näkökulman, joka on vapaa sisäisestä politikoinnista, ennakko-olettamuksista ja “näinhän meillä on aina tehty” -mentaliteetista.

Tutustu Aamu Partnersin muihin palveluihin tästä linkistä, tai jätä yhteydenottopyyntö alla olevalla lomakkeella.