Toimitusjohtajalla on usein merkittävä kaaos työpöydällä. Enkä tarkoita ainoastaan loputonta määrää kahvikuppeja, postitteja, läppäriä, hiirtä, lisänäyttöä, johtoja… vaan työtehtäviä. Usein toimitusjohtaja joutuu kohtaamaan kaaottisen määrän työtehtäviä, jotka vielä monesti ovat vaihtelevia ja haastavia.

Rakenteet työtavoissa vähentävät kaaosta

Kaaos on rakenteiden puutetta. Pienikin työtehtävä voi tuntua kaoottiselta, jos ei ole selkeää miten tehtävää kannattaa lähestyä. Johtamisessa, kuten muissakin työtehtävissä, rakenne tarkoittaa systemaattista etenemistapaa kohti haluttua lopputulosta. Ilman mietittyä rakennetta liiketoiminnan johtaminen on reaktiivista toimintaa, mikä usein johtaa jatkuvaan “tulipalojen sammutteluun”. Käymme tässä läpi neljä yksinkertaista rakennetta ja mallia, joiden avulla työnteosta tulee vähemmän kaoottista.

1. Suunnittele järjestelmällisesti
2. Priorisoi systemaattisesti
3. Aikatauluta konkreettisesti
4. Johda tietopohjaisesti

1. Suunnittele järjestelmällisesti

Suunnitelmat ovat avainasemassa, kun lähdetään hakemaan rakennetta tekemiseen. Suunnitelma itsessään on rakenne: siinä on selkeät tavoitteet ja askelmerkit näiden tavoitteiden saavuttamiseen. Myös suunnitelman tekemisessä auttaa rakenne, eli systemaattinen malli suunnitelmalle. Suunnitelman voi tehdä monen mallin pohjalta, mutta useimmiten suunnitelmaa varten kannattaa miettiä esimerkiksi seuraavat tekijät:

a) Määritä selkeät tavoitteet, että tiedät mihin olet pyrkimässä. Tavoitteiden tulee olla jollain tapaa mitattavissa, laadullisesti tai numeerisesti, jotta voit varmistua niiden saavuttamisesta.

b) Suunnittele konkreettiset toimenpiteet, jotka johtavat tavoitteiden saavuttamiseen, mieluiten suorassa syy-seuraussuhteessa tavoitteisiin.

c) Aikatauluta toimenpiteet, mieti missä järjestyksessä toimenpiteiden pitää toteutua ja merkitse ne kalenteriin huomioiden toimenpiteen vaatima kesto ja mahdolliset blokkerit. Kohdassa 3 käymme läpi, miten aikatauluttaa konkreettisesti Gantt-kaavion avulla.

d) Arvioi riskit, mieti mikä kaikki voi mennä pieleen suunnitelmassa, ja muista huomioida niin sisäiset kuin ulkoisetkin riskit, sekä pohdi miten riskeihin voi reagoida.

e) Tarkista ja päivitä suunnitelmaa, kun suunnitelman toteutus on käynnissä, on tärkeä seurata sen edistymistä. Mikäli tilannekuva muuttuu, niin suunnitelmaa, aikatauluja ja tehtävien priorisointia on tärkeä muuttaa vastaamaan vallitsevaa tilannetta.

2. Priorisoi systemaattisesti

Kaikki toimitusjohtajat varmasti tietävät, että työtehtäviä kannattaa priorisoida, tai muuten tehtävälista lähtee rönsyilemään. Työtehtävien priorisointi ei ole kuitenkaan helppoa ilman rakennetta. Onneksi esimerkiksi Eisenhowerin matriisi tarjoaa selkeän rakenteen työtehtävien priorisointiin. Eisenhowerin matriisi perustuu ajatukseen, että kaikki tehtävät voidaan jakaa neljään kategoriaan sen mukaan, ovatko ne tärkeitä ja/tai kiireellisiä.

a) Tärkeät ja kiireelliset tehtävät ovat tehtäviä, jotka vaativat välitöntä huomiota ja jotka on suoritettava mahdollisimman pian. Niihin kannattaa reagoida nopeasti ja priorisoida korkealle.

b) Tärkeät, mutta ei-kiireelliset tehtävät ovat tehtäviä, jotka ovat tärkeitä, mutta joilla ei ole kiireellistä määräaikaa. Ne ovat usein pitkän aikavälin tavoitteita tai projekteja, jotka vaativat paljon aikaa, vaivaa ja huomiota, mutta myös edistävät merkittävästi haluttuja tavoitteita. Siksi näiden tehtävien suunnitteleminen ja aikatauluttaminen kalenteriin kannattaa priorisoida korkealle.

c) Kiireelliset, mutta ei tärkeät tehtävät ovat tehtäviä, jotka vaativat välitöntä huomiota, mutta joilla ei ole pitkän aikavälin merkitystä. Näitä tehtäviä kannattaa parhaan mukaan delegoida eteenpäin.

d) Ei-tärkeät ja ei-kiireelliset tehtävät ovat usein merkityksettömiä tehtäviä ja on tarkoituksenmukaista miettiä kannattaako niitä hoitaa ollenkaan vai karsiiko ne kokonaan tehtävälistalta (ellei ole esimerkiksi tarkoituksenmukaista delegoida niitä).

Yksi Aamun tarjoaman Clarity-palvelukumppanuuden olennainen hyöty toimitusjohtajalle on systeemaattiseen tiedolla johtamisen Clarity-menetelmään kuuluva tavoitteiden ja toimenpiteiden priorisointi.

3. Aikatauluta järjestelmällisesti

Gantt-kaavio on erittäin hyödyllinen työkalu ajanhallintaan, erityisesti suurempien projektien kanssa, koska se auttaa suunnittelemaan ja visualisoimaan projekteja helposti ymmärrettävällä tavalla. Gantt-kaavio on visuaalinen esitys projektin aikataulusta, joka näyttää projektin eri vaiheet ja tehtävät ajan mukaan.

Wikimedian esimerkki Gantt-kaaviosta:

Jokainen vaakasuora palkki edustaa yhtä projektin tehtävää, ja sen pituus määrittää tehtävän keston. Palkin aloituspiste osoittaa tehtävän alkamisajankohdan ja lopetuspiste tehtävän päättymisajankohdan. Palkit voivat olla värikoodattuja, jolloin eri tehtävät erottuvat selkeämmin toisistaan.

Gantt-kaavioon voidaan myös lisätä riippuvuuksia, jolloin voidaan näyttää, mitkä tehtävät ovat riippuvaisia muista tehtävistä ja millä tavalla ne vaikuttavat projektin aikatauluun. Riippuvuuksia voi merkitä nuolilla, jotka osoittavat tehtävän alkamis- ja päättymisajankohdan riippuvuuden toisesta tehtävästä.

Gantt-kaavioon voi lisätä myös muita tietoja, kuten projektin budjetin, resurssien käytön ja projektin tiimin jäsenten nimiä. Kaavion avulla projektitiimi voi helposti seurata projektin etenemistä ja varmistaa, että kaikki tehtävät suoritetaan ajoissa.

Gantt-kaavion voi tehdä suht helposti itsekin taulukkolaskentaohjelmistossa kuten Google Sheetsissä tai Excelissä, mutta tarkoitukseen löytyy myös paljon digitaalisia työkaluja. Myös Aamu Partnersin Clarity-kumppanuuteen kuuluvassa ohjelmistossa on Roadmap-ominaisuus, jonka avulla suunnitella toimenpiteiden aikatauluja.

4. Johda tiedolla

Kaaos on epävarmuutta. Kun johdat tietopohjaisesti niin epävarmuus, ja sitä myöten kaaos, vähenee. Tiedolla johtaminen tarkoittaa liiketoiminnan johtamisen lähestymistapaa, jossa päätöksenteossa hyödynnetään järjestelmällisesti tietoa ja dataa. Tiedolla johtaminen on myös tehokkain tapa saavuttaa halutut liiketoimintatavoitteet. On monia tapoja johtaa tietopohjaisesti, mutta useimmiten se sisältää ainakin seuraavat toimenpiteet:

a) Tunnista tarvittava tieto. Organisaation pitää tunnistaa, mitä dataa yrityksen tulee kerätä päätöksenteon tueksi. Tämä prosessi vaatii syvällistä ymmärrystä oman liiketoiminnan syy-seuraussuhteista: mitkä ovat ne liiketoiminnan ajurit, jotka vaikuttavat juuri niihin tavoitteisiin, jotka halutaan saavuttaa. Liiketoiminnan ajurit voivat olla hyvin erilaiset riippuen liiketoiminnasta. Esimerkiksi jatkuvalaskutteisessa asiantuntijapalvelussa asiakastyytyväisyys voi olla tärkeä liiketoiminnan ajuri, kun taas esimerkiksi bulkkituotteessa hinta voi olla merkittävämpi ajuri.

b) Kerää tarvittava tieto. Dataa voidaan kerätä monesta lähteestä, niin yrityksen kirjanpidosta kuin myyntiputkestakin tai vaikkapa asiakastyytyväisyyskyselyistä, riippuen liiketoiminnan ajureista.

c) Analysoi tarvittava tieto. Jotta dataa voi hyödyntää, pitää ymmärtää mitä se tarkoittaa. Data pitää ymmärtää liiketoiminnan syy-seuraussuhteiden pohjalta. Esimerkki tästä voisi olla vaikkapa ymmärrys siitä, että kuinka monta prospektia pitää kontaktoida, että yksi myynti toteutuu.

d) Hyödynnä tieto päätöksenteossa. Kun data on analysoitu ja ymmärretään, mitä se tarkoittaa pystytään päätöksenteko perustamaan oikeisiin numeroihin. Pystytään esimerkiksi arvioimaan miten joku tietty rekrytointi tulee vaikuttamaan yrityksen taloudelliseen tilanteeseen, liittyen niin kuluihin kuin tuloihinkin.

e) Toteuta ja arvioi. Kun päätökset on tehty tietopohjaisesti, on tärkeää seurata, miten toimenpiteet vaikuttavat haluttujen tavoitteiden saavuttamiseen. Mikäli vaikuttavuutta ei huomata, niin pitää arvioida uudestaan, että mitataanko oikeita liiketoiminnan ajureita.

Mikäli haluat tehostaa ja automatisoida PK-yrityksen tiedolla johtamisen, niin ota yhteyttä alla olevalla lomakkeella ja keskustellaan lisää Clarity-palvelukumppanuudestamme. Clarity-kumppanuus yhdistää kokeneen asiantuntijatiimimme ja asiakkaalle räätälöitävän ohjelmiston systemaattiseen tiedolla johtamisen työtapaan, jonka avulla PK-yritys saavuttaa tehokkaasti liiketoimintatavoitteensa. Aamun kanssa tiedolla johtaminen ei ole suuri IT-projekti, vaan konkreettista päätöksentekoa asiantuntijoiden tukemana.