Toimitusjohtajana oleminen voi usein olla hyvin kaoottista. Moninaiset vaihtelevat työtehtävät ja suuri vastuu voivat olla hyvin kuormittavia, jolloin kaaos valtaa niin to-do-listat kuin koko pään. Ulkoinen kaaos löytyy niin työpöydältä kuin työtehtävistä, ja sisäinen kaaos sumentaa mielen.

Tässä blogipostauksessa tiedolla johtamisen ja PK-yrityksen omistaja-arvon kasvattamisen ammattilaiset Aamu Partners kertovat, miten toimitusjohtajan ulkoinen kaaos kesytetään, ja psykologisen suorituskyvyn asiantuntijat Laavu Performance avaavat, miten sisäinen kaaos taltutetaan.

Tiedolla johtaminen vähentää toimitusjohtajan ulkoista kaaosta

Ulkoinen kaaos on rakenteiden puutetta. Pienikin työtehtävä voi tuntua kaoottiselta, jos ei ole selkeää miten tehtävää kannattaa lähestyä. Kaaos on myös epätietoisuutta. Jos päätöksiä joutuu tekemään puutteellisen tiedon pohjalta tai pahimmillaan “mutu”-pohjalta, niin eteneminen voi tuntua hyvinkin kaaottiselta. Hallinnan tunne katoaa ja kaaos nostaa päätään. 

Toimitusjohtaja voi kuitenkin taltuttaa tämän kaaoksen hyödyntämällä selkeää tiedolla johtamisen menetelmää tehokkaasti. Parhaimmillaan tiedolla johtaminen on systemaattinen prosessi, jossa ensin määritellään tavoitteet, mietitään miten nämä tavoitteet saavutetaan, kerätään tietoa organisaation toiminnasta ja määritellään mittaristo, jonka avulla tavoitteiden saavuttamista seurataan. 

1. Määritä selkeät tavoitteet. Operatiivisen toiminnan johtaminen on tärkeä aloittaa hahmottelemalla korkean tason strategiset tavoitteet yritykselle. 
2. Mallinna liiketoiminnan logiikka. Muodostamalla kassavirtaperusteisen puumallin pystyt hahmottamaan paremmin yrityksesi liiketoiminnan syy-seuraussuhteet. 
3. Valitse liiketoiminnan mittarit. Kun liiketoiminnan syy-seuraussuhteet ovat selkeät ja tiedetään, mitä halutaan saavuttaa, niin on tärkeää etsiä ne numeeriset mittarit jotka liittyvät haluttuihin liiketoiminnan tavoitteisiin. Nämä mittarit voivat olla esimerkiksi käyttökate, markkinaosuus tai liikevaihto. 
4. Määrittele liiketoiminnan ajurit. Kun liiketoiminnan mittarit on valittu, pitää löytää ne ajurit, jotka vaikuttavat tähän mittaristoon. Liiketoiminnan ajuri on konkreettinen johdettavissa oleva asia, jonka avulla saadaan nostettua haluttuja määreitä. Esimerkkinä voisi olla vaikkapa asiakaspalvelun laatu: 
   1. Logiikkapuusta nähdään, että liikevaihto on vahvasti sidonnainen kuukausilaskutteisiin asiakkaisiin. 
   2. Mittaristoa mietittäessä todetaan, että kuukausilaskutteisten asiakkaiden määrä on suhteessa asiakastyytyväisyyteen. 
   3. Asiakastyytyväisyyteen ei voida suoraan vaikuttaa, mutta voidaan tunnistaa, että asiakaspalvelu tai esimerkiksi jotkut tuotteen tai palvelun ominaisuudet vaikuttavat suoraan asiakastyytyväisyyteen. Tällöin johdettavaksi liiketoiminnan ajuriksi voi määrittyä esimerkiksi asiakaspalvelutoimenpiteet ja niiden laatu. 
5. Kerää tarvittava tieto ymmärrettävään muotoon. Kun tiedetään mitä halutaan saavuttaa, ja miten se saavutetaan, pitää kerätä tarvittava tieto selkeäksi kokonaisuudeksi päätöksenteon pohjaksi. Yllä olevassa esimerkissä tarvittavat tiedot voisivat olla esimerkiksi: liikevaihto, kuukausilaskutteisten asiakkaiden määrä, asiakastyytyväisyyskyselyt, asiakaspalvelijoiden määrä ja työtehtävien kohdistuminen, sekä laadulliset kyselyt asiakaspalvelijoille. Johtamisen tiedon on hyvä olla usein numeerista, jolloin on helppo seurata vaikuttavuutta, mutta usein myös laadullisella tiedolla on merkitystä. 
6. Seuraa tavoitteiden edistymistä ja toimenpiteiden vaikuttavuutta. Tiedolla johtamisen tulee olla jatkuva ja pitkäjänteinen prosessi. Hyvä taktiikka voi olla esimerkiksi istua kerran kuukaudessa alas, muodostaa kerätyn tiedon pohjalta yrityksen tilannekuva ja hahmottaa, miten tavoitteiden saavuttaminen on edistynyt, ja onko tehdyillä toimenpiteillä ollut vaikutusta haluttujen tavoitteiden saavuttamisessa. 

Hyvä tiedolla johtamisen prosessi vaatii paljon pohjatöitä liiketoiminnan mallintamisen ja tiedon keräämisen suhteen, mutta tehty työ maksaa itsensä takaisin. On hyvä huomata, että tiedolla johtaminen ei ole IT-projekti, jossa kerätään dataa, vaan konkreettinen tapa tehdä päätöksiä ja johtaa yritystä. Kun päätöksenteko ja johtaminen tapahtuu systemaattisen rakenteen ja oikean tiedon pohjalta toimitusjohtajan kokema ulkoinen kaaos vähenee ja hallinnan tunne kasvaa. 

Entäs se sisäinen kaaos?

Toimitusjohtajana joudut todennäköisesti käsittelemään paitsi ulkoista kaaosta myös sisäistä myllerrystä. Vahvat tunteet, aivosumu ja korkea stressi vaikuttavat kaikki kykyysi keskittyä ja tehdä järkeviä päätöksiä. Nämä haasteet vaativat psykologisia taitoja, jotka auttavat sinua säätelemään tunteitasi, pysymään keskittyneenä tavoitteissasi ja rakentamaan joustavuutta päästäksesi tavoitteisiisi. Tässä on neljä vinkkiä auttamaan sinua kesyttämään sisäisen kaaoksen päässäsi ja pysymään keskittyneenä:

1. Itsereflektio osaksi arkea: Toimitusjohtajana kohtaat jatkuvan haasteiden, vaatimusten ja häiriöiden tulvan. Jotta voit navigoida tämän kaiken keskellä ja tulla tietoiseksi siitä, mitä todella haluat, tunnet ja mitä mielessäsi tapahtuu, tulee sinun pysähtyä säännöllisesti reflektoimaan. Omien arvojen, ajatusten, tunteiden ja käyttäytymismallien tiedostaminen on ensimmäinen askel psykologisten taitojen kehittämisessä ja sisäisen kaaoksen kesyttämisessä. Itsetutkiskelussa voi olla hyödyllistä pyytää tukea ystäviltä ja perheeltä tai etsiä ammattiapua terapiasta tai valmennuksesta.
2. Hyväksy ajatuksesi ja tunteesi: Johtajana (ja ihmisenä) koet laajan kirjon tunteita ja ajatuksia, aina innostuksesta ja ilosta turhautumiseen ja epävarmuuteen. Kykysi käsitellä näitä tunteita ja ajatuksia tehokkaasti voi määrittää menestyksesi toimitusjohtajana. Tyypillisesti pyrimme välttämään negatiivisia ajatuksia ja tunteita, mutta niiden tukahduttaminen itse asiassa lisää ahdistusta ja paineita mielessämme. Psykologisen tasapainon saavuttamiseksi on tärkeää oppia hyväksymään vaikeat ajatukset ja tunteet ilman, että niihin jumiutuu.
3. Luovu haitallisista uskomuksista: Olemme kaikki yhdistelmä persoonallisuuttamme ja aiempia kokemuksiamme, mikä voi johtaa myös haitallisiksi uskomuksiksi itsestämme ja ympäröivästä maailmasta. On tärkeää tulla tietoiseksi näistä haitallisista uskomuksista,kuten ”minun täytyy aina antaa kaikkeni” tai ”minun täytyy olla aina muiden saatavilla”. Nämä voivat ohjata toimintaasi hyvinvointisi kannalta väärään suuntaan ja luoda kaaosta. Opettele tunnistamaan tällaiset haitalliset uskomukset ja pyri tekemään niihin pesäeroa.
4. Aseta merkityksellisiä tavoitteita: Tavoitteet ovat tärkeitä ulkoisen kaaoksen hallinnassa, mutta varmista, että ne ovat merkityksellisiä, niin helpotat myös sisäistä kaaosta. Varmista, että tiedät mikä on ”miksi”, eli arvot ja syyt, tavoitteittesi takana. Tämä on tärkeää, koska toimiminen arvojemme vastaisesti on uuvuttavaa ja voi johtaa burnoutiin. Tunne ydinarvosi ja käytä niitä ohjaamaan toimintaasi. Tämä auttaa sinua tekemään päätöksiä ja toimimaan tavalla, joka on merkityksellistä ja aidosti tyydyttävää.
5. Sitoudu toimintaan: Kun olet tunnistanut arvosi ja määritellyt merkitykselliset tavoitteet, on tärkeää ryhtyä toimiin, jotka ovat linjassa niiden kanssa. Keskitä huomiosi asioihin, joihin voit vaikuttaa, äläkä jää vatvomaan vaikutuspiirisi ulkopuolisia asioita. Tämä voi olla esimerkiksi liikunnan lisäämistä päivittäiseen rutiiniin, liiketoiminnan tavoitteiden selkeyttämistä tai vapaa-ajan lisäämistä perheen kanssa. Hyödynnä tarvittaessa ulkopuolista apua “tilivelvollisuuskumppanina.”

Johtajana tarvitset laajan valikoiman psykologisia taitoja hallitaksesi päässäsi olevaa sisäistä kaaosta ja pysyäksesi keskittyneenä tavoitteisiisi. Harjoittamalla itsereflektiota, hyväksymällä tunteesi ja ajatuksesi, tunnistamalla haitalliset uskomukset, asettamalla merkityksellisiä tavoitteita ja ryhtymällä sitoutuneisiin toimiin voit navigoida johtajuuden haasteissa helpommin, tehdä parempia päätöksiä ja saavuttaa tavoitteesi selkeällä tarkoituksella.

Loppusanat 

Olipa kaaos sitten sisäistä tai ulkoista, yhdestä asiasta voidaan olla samaa mieltä: toimitusjohtajan päivät tuntuvat olevan täynnä sitä. Hyvä uutinen on, ettei kaaosta tarvitse yrittää kesyttää yksin!

Jos haluat tukea ulkoisen kaaoksen taltuttamiseen, niin Aamu Partnersin Clarity-palvelukumppanuus luo tehokkaan pohjan tiedolla johtamiseen ja tukee systemaattisesti sekä pitkäjänteisesti liiketoimintatavoitteiden saavuttamisessa.

Sisäisen kaaoksen kesyttämiseen toimiva resepti Laavu Performancen psykologinen valmennus. Voit varata ilmaisen valmennussession testataksesi palvelua ilman sitoumuksia.