Moni toimitusjohtaja mieltää taloushallinnon pakolliseksi pahaksi – kirjanpito, verotus ja tilinpäätös hoidetaan, koska laki niin vaatii. Tämä on kuitenkin kapea-alainen tapa nähdä PK-yrityksen taloushallinto. Menestyvän yrityksen tulisi hahmottaa taloushallinto kaksiosaisena kokonaisuutena, joka jakautuu ulkoiseen ja sisäiseen laskentaan.

Aiemmin mainitut kirjanpito ja verotus kuuluvat yrityksen ulkoiseen laskentaan, eli yrityksen ulkopuolisille tahoille tehtävään laskentaan. Näitä ulkoisen laskennan raportteja tehdään esimerkiksi viranomaistahoille, mutta myös muille sidosryhmille, kuten sijoittajille. Nämä ulkopuolisten käyttöön tarkoitetut taloushallintomateriaalit eivät kuitenkaan auta johtamaan yritystä ja sen suorituskykyä. Tästä huolimatta valitettavan usein PK-yritysten toimitusjohtajat ovat tuloslaskelma kädessä kyselemässä tilitoimistossa, että “mitä pitäisi tehdä paremmin”. 

Vastaus yrityksen johtamiseen ei löydy kirjanpidosta, tai koko ulkoisesta laskennasta. Taloushallinnossa on erikseen sisäinen laskentatoimi, jonka tehtävä on juuri tukea yrityksen johtoa tekemään valistuneita päätöksiä. 

Mutta mitä sisäinen laskenta oikeastaan tarkoittaa, ja miksi niin moni toimitusjohtaja käyttää siihen liian vähän aikaa?

Ulkoinen laskenta: pakollinen osa yrityksen toimintaa

Ulkoinen laskenta on yrityksen taloushallinnon perusta. Se koostuu lakisääteisistä velvollisuuksista, kuten:

• Kirjanpito ja tilinpäätös
• Verotus ja viranomaisraportointi
• Palkanmaksu ja työnantajavelvoitteet
• Laskutus, myynti- ja ostoreskontra
• Tilitoimistoyhteistyö

Ulkoinen laskenta mahdollistaa yritykselle oikeuden olla lainmukaisesti olemassa, ns. lisenssin toimintaan (license to operate), mutta se ei yksinään auta johtoa tekemään parempia päätöksiä. Kirjanpito kertoo, mitä yrityksessä on tapahtunut – ei sitä, miten liiketoimintaa voisi optimoida tai kehittää. Usein sisäinen laskenta rakennetaan ulkoisen laskennan, kuten kirjanpidon, pohjalle. Tällöin on olennaista varmistaa kirjanpidon tarkkuus ja laatu, sillä kirjanpidon puutteet voivat muutoin heijastua sisäiseen laskentaan merkittävinä virheinä. 

Sisäinen laskenta: Suorituskykyä ja arvoa yritykselle

Sisäinen laskenta keskittyy päätöksenteon tueksi tarvittavaan taloustietoon. Se auttaa esimerkiksi ymmärtämään, mitkä liiketoiminnan osa-alueet tuottavat arvoa ja mitkä eivät. Tähän kuuluvat esimerkiksi:

• Asiakas- ja tuotekohtainen kannattavuus
• Hinnoittelun kehittäminen
• Kustannussäästöt ja tuotannon optimointi
• Varaston kierron parantaminen
• Investointilaskelmat ja skenaarioanalyysit
• Johdon raportointi ja keskeiset suorituskykymittarit (KPI:t)

Kun sisäinen laskenta on kunnossa, toimitusjohtaja näkee tarkasti, mistä yrityksen tulos ja rahavirrat syntyvät ja miten sitä voi parantaa. Tämä erottaa suorituskykyiset yritykset muista yrityksistä.

Miksi moni toimitusjohtaja sivuuttaa sisäisen laskennan?

Vaikka sisäinen laskenta on liiketoiminnan kehittämisen kannalta kriittistä, se jää usein liian vähälle huomiolle. Syitä tähän ovat esimerkiksi:

• Ei hahmoteta sisäisen laskennan olemassa oloa: Yllättävän moni PK-yrityksen johtaja ei hahmota, että taloushallinto jakautuu sisäiseen ja ulkoiseen funktioon, ja että yritystä ei voi johtaa ulkoisen laskennan (esim. kirjanpidon pohjalta). 
• Ajankäytön haasteet: Toimitusjohtajalla on niin paljon muita vastuita, että sisäiseen laskentaan ei jää riittävästi aikaa.
• Resurssipula: Yrityksellä ei ole osaavaa taloushallinnon henkilöstöä sisäisen laskennan kehittämiseen.
• Prosessien puute: Sisäinen laskenta ei ole osa johdon säännöllistä rutiinia, vaan sitä tehdään satunnaisesti tai vain tarpeen mukaan.
• Tiedon hajanaisuus: Taloustiedot ja muu operatiivinen tieto ovat hajallaan eri järjestelmissä ja niiden hyödyntäminen on vaikeaa.

Lopputuloksena yritys jättää rahaa pöydälle – päätöksiä tehdään puutteellisen tiedon varassa ja kannattavuuden sekä liiketoiminnan kehittämismahdollisuuksia jää käyttämättä.

Miten toimitusjohtaja voi ratkaista ongelman?

Sisäisen laskennan tehostaminen ei vaadi massiivista investointia, mutta se edellyttää systemaattista lähestymistapaa. Hyviä käytäntöjä ovat:

Luo toistuva prosessi – Sisäisen laskennan on oltava osa johtamisen rutiinia, ei vain satunnainen projekti.

Ymmärrä millaista tietoa tarvitset – tiedosta on hyötyä johtamisessa vain silloin, kun sitä käytetään päätöksenteon pohjana (ja nämä päätökset viedään käytäntöön). Yksi sisäisen laskennan perisyntejä on kerätä paljon tietoa, mutta tiedosta syntyvää ymmärrystä ei viedä päätöksentekoon ja yrityksen operatiiviseen toimintaan. 

Hyödynnä digitaalisia työkaluja – Modernit taloushallinnon järjestelmät mahdollistavat automaattisen tiedonkeruun ja raportoinnin, mikä tehostaa sisäisen laskennan tekemistä. Järjestelmät ja raportit eivät kuitenkaan tuo tuloksia ilman osaamista, päätöksentekoa ja toimeenpanoa. 

Hanki osaamista – Jos yrityksessä ei ole sisäisen laskennan asiantuntijaa, ulkopuolinen kumppani voi tuoda tarvittavan tuen. Myös yrityksen suorituskyvyn johtamiseen keskittyneet asiantuntijat voivat olla hyödyllisiä sisäisen laskentatoimen osaajien tukena. 

Aamu Partnersin Clarity-kumppanuus – PK-yrityksen toimitusjohtajalle erikseen räätälöitävä palvelukumppanuus, joka systemaattisesti auttaa toimitusjohtajaa kasvattamaan yrityksensä omistaja-arvoa. Räätälöitävä kumppanuus voi sisältää laadullisten asioiden lisäksi sisäisen laskentatoimen kehittämisen alusta asti, ja sen automatisoinnin kuukausitasolla, sekä yhteisen kuukausittaisen läpikäynnin kokeneen asiantuntijatiimin kanssa. 

Aamu tukee PK-yrityksiä systemaattisessa omistaja-arvon kasvattamisessa, mikä sisältää laajamittaisen tuen yrityksen strategisessa talousjohtamisessa (sis. sisäinen laskentatoimi) ja yhtiön suorituskyvyn johtamisessa. Osan työstä voimme tehdä tilitoimiston tai talousjohtajan kanssa, mutta usein parasta arvoa pystymme tuottamaan toimimalla suoraan toimitusjohtajan kanssa. Alla oleva kuva havainnollistaa, miten Aamu parhaiten tuottaa arvoa asiakasyrityksilleen. 

Mietityttääkö PK-yrityksen sisäinen laskenta tai oletko kiinnostunut keskustelemaan siitä, miten juuri sinun yrityksesi omistaja-arvoa voisi nostaa? Ota yhteyttä Aamu Partnersiin pienellä kynnyksellä, niin pohditaan asiaa yhdessä.