Johdon raportointi on tärkeä työkalu PK-yrityksen johdolle pohjustamaan päätöksentekoa. Käymme tässä blogiartikkelissa läpi viisi seikkaa, jotka on hyvä huomioida johdon raportointia kehitettäessä. Artikkelin ohjeiden avulla voit luoda raportoinnin, joka tukee tehokasta tiedolla johtamista ja yrityksen omistaja-arvon kasvua.

Tiedolla johtaminen ei ole IT-projekti

Vaikka tiedon kerääminen ja tekniset järjestelmät ovat keskeisiä tiedolla johtamisessa, on muistettava, että kyse on ennen kaikkea johtamisesta. Tavoitteiden asettamisesta, seurannasta, toimenpiteiden suunnittelusta, päätöksenteosta ja päätöksien toimeenpanosta. Tiedon pitää palvella johtamista ja operatiivista toimintaa. Ei päinvastoin.

PK-yrityksen johdon raportointi pitää myös miettiä ennen kaikkea näkökulmasta: miten raportit mahdollistavat tehokkaamman johtamisen ja päätöksenteon. Yleinen virhe on kerätä operatiivisesta toiminnasta kaikki mahdollinen tieto ilman mitään yhteyttä yrityksen strategiseen ajatteluun. Raporttien pitää olla selkeitä, ytimekkäitä, ja kuvata juuri kyseiselle yritykselle olennaiset asiat, jotta raporteista on hyötyä päätöksenteossa. Liian suuri tai käsittelemätön tietomäärä ei auta päätöksentekoa, vaan vaikeuttaa sitä. Varsinkin jos puhutaan johdon raportoinnista, johon ei tule sekoittaa operatiivisen toiminnan yksityiskohtaisempia tietotarpeita.

“Jos kaikki on tärkeää, mikään ei ole tärkeää.”

Mikä on toimitusjohtajan rooli tiedolla johtamisessa?

Toimitusjohtajan tulisi rakentaa yrityksestään koneisto, jota hän ainoastaan ohjaa ja korjaa. Mikäli toimitusjohtaja jämähtää liiaksi mukaan operatiiviseen toimintaan, hänestä tulee nopeasti toiminnan pullonkaula. Toimitusjohtajalla on myös tärkeämpiä kohteita työpanokselleen: yrityksen liiketoiminnan johtaminen ja kehittäminen. Jos toimitusjohtaja ei johda organisaatiota ja kehitä liiketoimintaa ylimmältä tasolta käsin, kuka sitten tekee sen?

Oheinen “PK-yrityksen arvonluomisen pyramidi” havainnollistaa, kuinka yritystoiminnan arvonluominen alkaa vasta siitä, kun tehtyjä päätöksiä toimeenpannaan. Kaikki toiminta ennen toimeenpanoa on toiminnan pohjustusta, ja siksi toimitusjohtajan tulisikin keskittyä erityisesti pyramidin ylimpiin tasoihin: päätöksentekoon, toimeenpanoon ja tulosten seurantaan.

Toimitusjohtajalla olisi myös syytä olla ulkopuolinen ja riippumaton sparrailukumppani, joka antaa kaikupintaa ajatellulle sekä uusi näkökulmia, joita ei oman yrityksen toiminnan kautta olisi tullut ajatelleeksi. Toimitusjohtaja on oman yrityksensä asiantuntija, mutta ulkopuolisella sparraajalla voi olla kokemusta sadoista erilaisista yrityksistä ja niiden elinkaarista. Toimitusjohtajan rooli on myös hyvin yksinäinen ja ajatukset alkavat helposti kiertää kehää. Siksi ulkopuolinen liiketoiminnan sparraaja voi tukea myös toimitusjohtajan henkistä hyvinvointia.

Mikä on yleinen tilannekuva?

Yleinen tilannekuva on johtamistekniikka, jonka juuret ovat armeijan käytännöissä. Yleisen tilannekuvan tausta-ajatus on, että kaikista myrskyisimpinäkin hetkinä johtajien pitää voida tehdä päätöksiä tehokkaasti ja yhtenäisesti, saatavilla olevan tiedon pohjalta. Jotta tämä olisi mahdollista, tilannekuva-raportoinnissa pitää huomioida:

Kokonaisvaltaisuus: Yleinen tilannekuva on kokonaisvaltainen näkemys, joka huomioi eri osa-alueet sekä funktiot yrityksessä, ja näiden väliset suhteet.

Ajantasaisuus: Tilannekuvan tulisi olla jatkuvasti päivittyvä ja heijastaa yrityksen tilannetta mahdollisimman tarkasti.

Keskittyminen tulevaisuuteen: tilannekuvan fokus tulisi olla tulevaisuudessa, sillä vaikka menneisyyttä ei voi muuttaa, päätöksenteolla voimme vaikuttaa tulevaisuuteen.Historiatietojen, kuten kirjanpidon, analysointi ei vielä mahdollista tehokasta päätöksentekoa.

Keskittyminen ajureihin: keskity lopputuloksia tuottaviin tekijöihin, kuten myyntitapaamisten määrään, älä itse lopputuloksiin, kuten toteutuneisiin myynteihin.

Ymmärrettävyys ja saavutettavuus: Kaikkien organisaation jäsenten, niin johtajien kuin muidenkin työntekijöiden, tulisi ymmärtää ja pystyä hyödyntämään yleistä tilannekuvaa. Eri organisaation tasoilla voidaan kuitenkin antaa eri määrä tietoa tarpeen mukaan.

Mitä sisällyttää raportteihin ja ennusteisiin?

Hyödyntämiskelpoisten raporttien ja ennusteiden luominen alkaa yrityksesi liiketoiminta- logiikan sekä sen pääajureiden ymmärtämisestä. On välttämätöntä räätälöidä raportointi niin, että se on linjassa liiketoimintamallisi, tavoitteidesi ja erityistilanteesi kanssa. Vaikka taloustiedot ovat tärkeitä, on kriittistä, ettei niitä korosteta liikaa, sillä ne usein heijastavat menneitä toimintoja ja tuloksia ennemmin kuin ohjaavat tulevia päätöksiä ja strategioita.

Ole rohkea: keskity johdon raportoinnissa vain 2-4 keskeisimpään kohtaan. On tärkeää valita liiketoiminnan kannalta tärkeimmät luvut, mutta on myös yhtä tärkeää varmistaa, että seurattavat luvut ovat sellaisia, joihin johto pystyy päätöksillään vaikuttamaan. Vaikka raportit on syytä pitää yksinkertaisina, niin muista kuitenkin sisällyttää niihin kokonaisuuden kuvaavat tärkeimmät luvut.

Kaikki on valmista, mitä sitten?

Vaikka johdon raportointi voi olla valmis otettavaksi käyttöön, se ei ole koskaan täysin täydellistä. Koska yritys ja sen olosuhteet ovat jatkuvassa muutoksessa, pitää myös johdon raportointia kehittää sitä mukaan kun yritys esimerkiksi kasvaa, laajenee maantieteellisesti tai ottaa mukaan uusia osakkaita. Johdon raportoinnin kehittäminen olosuhteiden mukana on tärkeää.

Toimitusjohtajan on myös tärkeää muistaa oma roolinsa: operatiivisen toiminnan yläpuolella toimiva ohjaaja, joka johtaa ja kehittää liiketoimintaa. Toimitusjohtaja voi luoda omassa roolissaan arvoa vain tekemällä päätöksiä ja varmistamalla, että ne viedään käytäntöön.

Jos haluat tukea PK-yrityksen arvon kasvattamisessa tai johdon raportoinnin kehittämisessä, niin ota yhteyttä alla olevalla lomakkeella.