Johtajuus

6 asiaa, joihin kasvavan yrityksen raportointi voi tyssätä

14.4.2021

Lähtikö yrityksesi kasvukiitoon? Onnittelut! Mukautumiskyky on nyt valttia, jotta raportointi ei jää kasvuhuumassa lapsen kenkiin. Tiedätkö jo, mitä kaikkea sinun kannattaa huomioida raportoinnissa hyvissä ajoin?

Jotta kasvuvaihe sujuisi sulavammin, listasimme tyypilliset raportoinnin kompastuskivet. Näillä pystyt paremmin ennakoimaan, mihin sinun kannattaa satsata yrityksesi kasvaessa.

1. Raportoit samaan, vanhaan tapaan

Siirry raportoinnissa digiaikaan – hyvissä ajoin. Kun yritys on kooltaan pieni, toimitusjohtajan on vielä helppo kertoa tärkeät liiketoiminnan luvut kasvotusten tai sähköpostitse. Monet yritykset mokaavat kuvittelemalla, että analogisella raportoinnilla selvitään myös yrityksen kasvaessa.

Kasvun kiihtyessä henkilöstön sekä sidosryhmien määrä kasvaa räjähdysmäisesti, uusia organisaatiotasoja muodostuu, ja yhtäkkiä tietoa pitääkin raportoida sadoille tai jopa tuhansille ihmisille. Analoginen raportointimalli ei enää riitä, vaan sinun on etsittävä digitaalinen ratkaisu raportoinnille.

2. Pyörittelet vanhaa tietoa

Onko katse peräpeilissä? Monet kasvavat yritykset eivät panosta tulevaisuuden hahmottamiseen, sillä sitä pidetään vaikeana tai arvailuna. Sen sijaan aikaa käytetään tarpeettoman paljon vanhentuneen datan pyörittelyyn.

Varsinkin kiivaassa kasvuvaiheessa parikin kuukautta myöhässä tuleva kirjanpito ei auta yhtiön johtamisessa lainkaan. Vain tulevaisuudelle voi tehdä jotain, joten tiedon pitää pysyä ajantasaisena. Mieti myyntiennusteiden laatimista, rekrytarpeiden määrittelyä sekä investointien, divestointien ja tuotelanseerausten suunnittelua. Auttaako käsissäsi oleva tieto tekemään järkeviä arvioita tulevasta?

3. Samat luvut joka iikalle

Raportoitko samat asiat kaikille? Ei kannattaisi. Kasvun kiihtyessä yrityksiltä helposti unohtuu, että jokaisella sidosryhmällä on omat viestinnälliset tarpeensa. Vaikka kaikkien sidosryhmien on tiedettävä yrityksen iso kuva, tietoa on tärkeä rajata vastaanottajan mukaan väärinymmärrysten minimoimiseksi. Aamun Tuomaksen sanoin: “kaikille kaikkea on ei kenellekään mitään”.

Jotta vastaanottaja osaa keskittyä juuri hänelle olennaisiin asioihin, raportointia kannattaa kohdistaa. Pankkeja kiinnostaa velanhoitokyky ja kassavirta. Uudet työntekijät taas haluavat tietää, miltä yrityksen tulevaisuuden suunta näyttää. Ihmisten määrän kasvaessa digitaalinen raportointityökalu on ainoa tapa mahdollistaa yksiselitteinen viestiminen. Esimerkiksi Clarity-softalla pystyt räätälöimään jokaiselle käyttäjälle oman näkymän, josta hän näkee juuri häntä puhuttelevaa tietoa.

4. Tietoa on joka paikassa

Neljäs moka: tieto on ripotellen joka paikassa ja se on vaikeasti ymmärrettävää. Onko yrityksen kokonaiskuva hahmotettavissa vain, jos sinulla on pääsy kaikkiin yrityksen operatiivisiin järjestelmiin ja tohtorintutkinto Power BI:ssä? Kaikkia ei kiinnosta Matin 1000-rivinen Excel-tiedosto, eikä tiedosta ole mitään hyötyä, jos se on vain tallennettu jonkun työpöydälle.

Tiedosta hyötyy vain, jos se on sisäistettävissä. Siksi tiedon pitää ole helposti saatavilla sekä ymmärrettävässä muodossa viestinnän kohteen tarpeiden ja tason mukaan. Jotta saat haluamasi viestin kerrottua, sinun kannattaa panostaa keskitettyyn raportointiin, jonka kautta relevantti tieto menee perille jokaiselle viestittävälle. 

5. Tieto ei johda tekemiseen

Etkö ole varma, mihin raportointi edes johtaa? Pahimmillaan yrityksen raportointi on pelkkä PDF-tiedosto täynnä geneeristä informaatiota, joka työnnetään kaikille joka tuutista. Vain pieni porukka vaivautuu lukemaan sen läpi, eikä kukaan tee sen perusteella toimenpiteitä.

Aamulla pidämme “raportointia” liian passiivisena, yksisuuntaisena ja historiaan keskittyvänä sanana. Jotta raportointi on kannattavaa, tarvitaan muutos ajattelutapaan. Raportointi ei ole itseisarvo, vaan siitä pitää oppia ja sen pitää johtaa tekemiseen. Kysy itseltäsi: mitä hyötyä tästä on minulle? Tuodaanko tieto tekemiseen, ja mikä muuttuu? Mitä tiedosta voidaan oppia? 

6. Kerran tehty on tarpeeksi hyvä

Monet kasvavat yritykset erehtyvät luulemaan, että kerran tehty järjestelmäprojekti on sillä selvä. Raportointi ei kuitenkaan ole one-off järjestelmähanke, eikä se, mikä toimi vuosi sitten, välttämättä toimi enää. 

Yrityksen elinkaaren vaihe vaikuttaa siihen, mihin tietoon on tärkeä kiinnittää huomiota. Raportointiin on suhtauduttava jatkuvasti kehittyvänä ja elävänä asiana, joka on hetkeen ja sidosryhmille räätälöity. Jotta yritys pysyy ajan hermolla, kannattaa sijoittaa raportointiratkaisuihin, jotka sallivat seurantatavan ja seurattavan tiedon muuttamisen joustavasti.

Onko yrityksesi raportoinnissa kehitettävää, mutta oma aikanne ei yksinkertaisesti riitä? Clarity-palvelun kautta saat softan ja asiantuntijatiimin tueksesi, jotta pystyt keskittymään olennaisiin asioihin ja suoraviivaistamaan raportointia eri sidosryhmille. Ota yhteyttä, niin kerromme mielellämme lisää.